档案是需要安全严格管理并保存的物品，因此社区档案的建设管理应该严格遵循规章制度。小编为你整理了社区档案管理制度，希望你喜欢。
档案收集制度
1、根据《档案法》的规定，在本社区活动中形成的，记录和反映本社区工作情况、具有查考、利用价值的各种门类和载体的文件材料(包括图表、簿册、声像材料等)均属收集归档范围，任何人不得据为己有或拒绝归档。
2、归档的文件材料应为原件，格式符合国家规定，必须用碳素或蓝黑墨水书写，不得用红黑水、蓝圆珠笔、铅笔、复写纸书写。
3、外出学习、开会、考察等活动中带回的文件资料，应在差旅费报销前移交档案室。
4、移交文件材料应填写移交清单一式两份，双方清点核对后签字，各存一份备查。
档案整理制度
1、文书档案的整理采用《归档文件整理规则》或《文书立卷方法》，必须于次年的3月份以前完成。采用《归档文件整理规则》应在每份文件上加盖归档章或附上归档文件封面，编制归档文件目录。
2、会计档案由本社区财务人员按要求整理完毕后，于次年2月底前移交档案室。
3、基建档案由负责基建项目的人员在项目竣工、验收后3个月内整理、编目、造册，集中统一移交档案室。
4、设备档案由设备采购部门或人员在设备到货后，由档案人员一起参加开箱验收，并登记、及时归档后再提供利用。
5、录音、录像、照片、底片等档案由具体承办人员及时编写说明(时间、内容、地点、人物、摄影者、背景等)后，向档案室移交归档。
档案保管制度
1、非档案工作人员，未经许可不得进入档案库房。
2、坚持档案室温湿度测记工作，高温、高湿季节积极采取降温、除湿措施，发现问题及时处理。
3、档案库房放置灭鼠、杀虫药物，做好档案防虫、防鼠、防火、防盗、防光等工作。
4、保持档案室清洁卫生，确保档案安全。
档案利用制度
1、社区档案室要建立档案利用登记表(册)，利用档案必须填写利用登记表。
2、利用档案必须在档案室查阅，特殊情况需借出时，须经社区委会主任批准，严格履行借出手续、按时归还。
3、借阅档案者不得转借、遗失、拆散和损毁档案，不得在档案原件上圈点、加注、涂改、污损。
4、档案借阅和保管人员要保守档案秘密，不得向无关人员谈论档案内容和泄漏档案秘密。
5、外单位借阅档案须持单位介绍信，经领导批准，方能借阅。
6、借出归还的档案，必须认真清点、检查，发现问题立即上级部门报告。
档案人员变更交接制度
1、社区组织档案人员由社区文书担任。
2、档案人员变换，要切实履行交接手续。
3、交接内容包括档案数量、档案有关设备、参考资料、登记、统计台帐等。
4、交接双方要认真核对档案的内容，并做好检查记录。
5、档案人员变换，要向县档案局备案。
社区档案分类大纲示意图
社区级档案：
1、文书档案
2、会计档案
3、科技档案
4、电子档案
5、声像档案
6、实物档案
1、目的：为规范创建安全社区的档案管理，做好创建安全社区过程中相关材料的统一管理、收集、保存、开发和利用，特制定本管理办法。
2、适用范围：本管理办法原则上适应于办事处辖区内各级各类安全社区的创建过程中形成档案的管理，各社区可根据本办法制定管理实施细则。
3、管理职责：创建安全社区促进委员会办公室应设置一名专(兼)职安全社区档案管理员负责档案管理。
4、管理内容与管理方法
(1)归档范围：创建安全社区过程中主要工作所形成的文字材料、图片图纸、音像制品等。
(2)归档要求
①归档文件材料应完整，准确，签批手续完备。
②归档文件的形成和书写材料，须易于长期保存，一般使用黑色碳素笔书写。
③归档文件的材料整理应符合入档条件。
④归档文件材料须经过创建安全社区的促进委员会主任或该社区内机关、部门、单位负责人审核签字。
⑤应归档材料应于次年3月底前，向安全社区促进委员会办公室档案室移交归档。
⑥各类应归档材料一般归档1份，特殊材料应归档2-3份。
(3)归档分类
①分类原则：根据创建安全社区过程中形成材料内容与形成特点进行分类，保持各类之间有机联系，便于检索和查阅。
②档案分类：所有创建安全社区过程中形成的应归档材料分为一级八大类;二级;三级类别由各社区根据工作进程，从一级，二级中分设并保持与上一级的联系。
(4)归档案卷的存放排列
①档案按大类分别在档案橱架排列，小类应紧靠大类依次排列，即一级→二级→三级。
②档案的存放年限排序：同一大类的案卷首先按年度分别排列，在各年度内，先按保存期限永久、长期、短期的顺序排列，再将同一保管期限的案卷按顺序排列。
(5)档案号的编制
①档案的档案号由分类号、案卷号组成。
②同一年度内按三个不同保存年限分别编写件号(一年三位自然顺序号)。
(6)归档手续：各类文件材料归档前，应填写移交目录一式两份，经规定负责人审定并在目录上签字后，向档案部门移交。交接时，双方经清点无误后，均在目录上签字，移交目录双方分别保存。
(7)档案的借阅：档案借阅须履行严格手续，填写借阅申请单，经分管档案的负责人和档案管理员双人签字后方可借阅，借阅期已到，延期不还者每延期一天罚款50元，依次累计。
5、相关规定
(1)档案专兼职管理员变动，须办理相关关交接手续。档案鉴定5年进行一次。
(1)催交：创建安全社区委员会办公室对应归档的材料进行审查，对未及时归档、归档不齐者，限期在规定时间到期后一周内移交，对未及时归档、归档不齐者按社区部门工作目标责任书考核，兑现处罚。
6、档案管理记录
应根据本管理办法要求，结合办事处实际，统一设计办事处各级各类安全社区档案管理的相关记录
7、本管理办法自发布之日起试行，每年完善修正一次，每3年修订一次。
安全社区促进委员会
一、社区档案管理人员岗位职责
1、认真学习贯彻《档案法》和上级有关档案工作的方针、政策和规定，严格执行社区档案管理各项规章制度。
2、热爱档案事业，认真学习档案业务知识，不断提高业务水平，确保档案工作顺利完成。
3、集中统一管理本社区的全部档案，并对本社区各种文件材料的收集、整理、归档工作进行监督、检查和指导。
4、认真做好档案保管工作，定期检查档案，维护档案的完整与安全。
5、积极开发档案信息资源，认真做好接待利用工作，为社区各项工作服务。
6、按规定认真做好其他各项工作。
二、社区立卷归档制度
1、凡是反映本社区工作活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。
2、当年形成办理的文件材料，一般在次年六月底前完成立卷归档工作，归档的文件材料必须齐全、完整、准确。
3、档案整理应当遵循文件的自然形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。(1)分类清楚，组卷合理。(2)案卷标题拟写完整、准确，卷内文件目录、备案表和案卷封面填写齐全、清楚。(3)卷内无金属物，破损文件得到修复，案卷装订结实美观，不影响阅读。(4)案卷按一定的次序系统排列、编号，并编制案卷目录等检索工具。(5)按《归档文件整理规则》整理文件应当符合规定要求。4、有关部门和人员向档案室移交档案时，双方应当履行移交手续。
三、社区档案保管制度
1、档案库房应确定专人负责管理，档案管理人员要切实履行管理职责。
2、库房钥匙由档案管理人员保管，其他人员未经许可不得进入库房。
3、切实做好防高温、防潮湿、防光、防尘、防有害生物(霉菌、虫、鼠)、防火、防盗等工作，保持库内整洁卫生，无杂物堆放。
4、要经常对案卷及库内情况进行检查，档案收进、移出、鉴定、销毁、利用等都要及时进行记录和登记。
5、档案管理人员调动，应当办理交接手续。
四、社区档案保密制度
1、档案工作人员要严格遵守国家有关安全保密制度，以严谨的工作态度，忠于职守，保持警惕，确保档案的安全。
2、库内档案的管理要做到安全、规范，有专柜存放。
3、借阅利用档案，应认真履行手续，原则上档案不外借。
4、档案人员应以身作则，严于律已，除工作需要外，不与任何人谈论和泄露档案机密。
5、经鉴定后销毁档案时，应严格履行有关手续。
五、社区档案利用制度
1、本社区工作人员和居民因工作或生活需要，均可利用档案。外单位人员查阅档案应持介绍信或其他合法证件，经社区领导同意，方可利用档案。
2、利用者应按规定填写《档案利用登记表》，并在档案阅览室查阅档案。
3、档案原则上在档案阅览室查阅，一般情况不外借。如因特殊情况确需外借的，应严格办理借阅手续，并在二天内归还。
4、档案利用者必须维护档案的完整与安全，严禁拆卷、撕页、污损、涂改、圈划、标注等有损档案原貌的行为发生。
5、借阅归还的档案，管理人员要当面检点无误方可办理注销手续。
6、利用者应及时向档案室反馈档案查阅利用情况。
档案管理人员岗位职责
一、档案管理人员要严格遵守《档案法》和《保密法》，认真执行档案管理制度。
二、要认真做好文件、资料的立卷、归档、收集、整理和鉴定工作，编制各种检索工具。
三、要加强对档案的保管，做好“八防”(防水、防盗、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温、防强光)。
四、建立查、借、阅档案原始记录，做好档案的提供利用工作。
五、经常检查、清点、整理室藏档案、确保档案无损害、无丢失。
六、遵守保密守则，做好经常性的安全保卫工作。
七、积极编研档案资料，为领导决策和各项工作提供服务。
1、文件复印管理办法
一、复印文件、资料应履行批准、登记和交接手续。
二、复印涉密性文件，须按秘密文件管理的要求管理，严格控制份数，发生时复印单位要进行登记，阅办后应按规定立卷、归档或清退、销毁。
三、“四大文件"(中央、国务院、省委、省府文件)原则上不得复印，特殊情况须按保密规定请示领导批准。
四、有关业务往来单位需复印文件资料，应经有关领导批准，并收取成本费用。
2、立卷归档制度
一、归档范围
参照国家《归档范围及保管期限表》的规定，制定出本单位不同门类档案的归档范围，将归档的文件材料收集齐全。
二、归档时间
本单位在各项工作中形成的应立卷归档的文件材料，在次年上半年立卷归档完毕;违纪违章案件在结案年立卷;声像档案在各项活动结束后立卷;基建档案在竣工验收后立卷;会计档案在办完决算后立卷，由财会室保管一年后交本单位综合档案室保管。
三、归档要求
1、归档文件材料的种类、份数以及文件的页数均应齐全完整。
2、在归档文件材料中，应将每份文件的正文与附件正件与底稿、请示与批复、转发文件与原件分别立在一起，文电应合一立卷。
3、文件材料的整理立卷，必须按照分类方案立卷，遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。
3、档案保管制度
一、集中统一管理本单位形成的各种门类、各种载体的档案，维护档案的完整与安全。
二、建立全宗卷，并内容充实，符合规范;档案室内应有档案资料存放示意图和柜格指引卡。
三、贯彻“以防为主，防治结合”的原则，认真做好防火、防盗、防虫、防鼠、防尘、防高温、防强光、防有害气体和档案状况检查等方面工作。
四、切实做好温湿度调节工作，并坚持库房温湿度测记，在高温湿季节采取积极措施降低库房内的温湿度，力争将温度控制在14-24℃，相对湿度控制在40%-60%。
五、坚持每季度定期检查档案，并做好记录，做到档案室无霉变、褪色、尘污、破损及虫蛀、鼠咬现象的事件。
六、做好档案进出登记，做到账实相符。
4、档案查阅借阅制度
一、查阅档案原则上在阅览室进行。一般只能查阅本部门形成的档案，如查阅其他部门的档案，需经相应部门负责人或单位领导批准。
二、外单位人员查阅档案，须持所在单位介绍信，经相关领导批准方可查阅。
三、借阅档案必须严格履行登记手续，经领导批准，方可借出。归还时要当面点交清楚。借出档案，一般不超过五天，若需续用者，必须办理续借手续。
四、借阅者要妥善保管档案，不准在借阅的档案上勾划、圈点、批注、涂改，不得擅自拆卷、翻印、拍照、复制，不准移出卷内文件，不得将档案转借他人;确因工作需要复印档案，须经档案管理人员同意。
五、损毁、丢失、涂改、污损或伪造档案，一律按《档案法》中有关规定予以处罚。
5、档案统计制度
档案统计是以表册、数字的形式、系统地反映档案产生的数量、速度、室藏档案的状况和变化，利用档案的效率和发展趋势，从而为本单位领导对档案工作决策提供可靠依据。为此，特制订档案统计制度。
一、档案统计工作，必须依照统计法和国家有关规定，如实地统计档案资料，不得虚报、瞒报、拒报，更不能伪造、篡改。
二、认真做好档案的基本登记和综合统计两部份工作。档案登记最基本的内容是档案数量和状况的登记，以及档案利用的登记;档案综合统计就是档案利用、档案工作人员、档案室建立等情况的统计。
三、档案统计不只限于一般地登记数字和填送报表，应对收集的统计资料进行整理，分析研究，从中发现问题并提出改进意见，以便做好档案统计工作。
6、档案资料收集办法
一、资料是人们在工作、学习中用于参考的各种公开或内部出版物和文件、档案的复制品。一般包括书刊、报纸、传单、简报、地图、图片、图表、录音录像带等出版物。资料在实际工作中具有重要的参考作用。
二、本单位收集资料的范围主要是于单位职能工作有一定参考作用的交通年鉴、交通电力法规汇集、电力科技、电力统计资料、四大文件及其它刊物。
三、各处室收集或编制的资料应即时向档案室送交一至两套，以备借阅参考。
四、通过各种途径收集有关资料，使档案室保存的资料内容丰富而有特色，便于机关工作参考利用。
7、档案保密制度
一、认真学习、宣传、贯彻执行《保密法》增强保密意识，提高保密的自觉性，严格依法办事。
二、档案管理人员和借阅档案的人员，均负有保守档案秘密的义务，严格遵守保密守则，不在公共场所谈论档案文件内容，不给私人索取提供档案材料，不得非保密本上记录档案内容，不准携带档案材料探亲访友或进入公共场所，保守档案机密。
三、严格档案查、借阅手续，认真按《档案利用制度》、《档案鉴定制度》办事，绝密、机密档案文件，只能在阅览室查阅，若因工作需要借走或复印，须经有关领导批准，借出利用的各类档案，必须妥善保管，不准私自复印或带回家中。
四、经鉴定属销毁的档案材料，由鉴定小组指派专人，护送到指定地点监销。
五、非档案室人员不得进入档案室，无关人员不得随便进入档案室，档案室柜钥匙不得交他人或放在不谨慎的地方。
六、对来访客人进行登记，做好保密情况记录，并立卷归档。
七、经常关好门窗，如发现有失密现象应及时报告，及时处理。
8、档案鉴定销毁制度
一、档案的鉴定销毁是档案工作的重要内容。为了保证库存档案质量，提高档案设施的使用率，制定档案的鉴定销毁制度。
二、档案的鉴定销毁，按照《档案法》有关规定及档案规范中归档范围和保管期限，由档案自身实际保存价值确定，对失去价值超过保管期限，又无历史凭证作用的档案，应在鉴定后予以销毁。
三、对库存档案材料要定期进行鉴定，在征求有关处室意见基础上，提出销毁档案的初步意见并造好清册，经办公室主任审核，报主管领导批准后销毁。
四、对于经过鉴定销毁的档案材料，由鉴定人填写销毁清册一式二份，一份经主管领导审查后归档，一份交档案形成部门备查。
五、销毁档案材料，须到指定纸厂进行，并有监销人在场，直到全部档案材料化为纸浆。
六、重要的历史资料，未到期的档案材料不得销毁。
9、档案利用制度
一、档案室保存的档案主要满足本单位工作的查考，为本单位两个文明建设服务，档案工作人员要积极提供利用，开展好咨询服务工作。
二、外单位查阅档案必须两人以上凭单位介绍信方可查阅，查阅党内文件，必须经分管档案工作的领导批准;档案一般不借出，情况特殊需借出时，须经主管领导批准，期限不超过三天、收回时严格检查，并注销借阅手续。
三、查阅档案必须在档案人员指定的地点(阅览室)查阅，查阅时不能在档案文件上圈点、画线、涂改、批注和将文件抽换、裁剪、撕毁或拍照，违者必究。
四、查阅档案人员摘抄的档案内容要经过档案人员核对无误加盖公章后方能有效。
五、查(借)档案应反馈利用效果，填写利用效果登记簿，并跟踪考察利用效果，收集利用典型事例，按年度或专题整理汇编，年终写出利用工作总结。
10、档案库房管理制度
一、档案实行专人管理。档案室的钥匙由档案管理员管理。因事需交由他人临时保管的应经领导同意，并作好登记。
二、档案库房应坚固、安全，与办公室分开，配备防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施设备。
三、档案库房属机要重地，非档案人员不得入内。
四、档案库房须整洁卫生，档案柜架排列整齐、美观，并保持库房适宜的温湿度;档案管理人员应定期检查并作好记录。
五、档案人员要随时检查案卷，发现档案破损、变质及其它异常情况要及时采取补救措施并向领导报告。
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