1.总则
1.1为了规范公司档案管理，确保信息安全，便于信息共享和有效的利用档案，特制订本管理办法。
1.2所有相关公司工作活动中形成的，记述和反映本公司职能活动的，具有查考利用价值的文件、音像资料均属归档范围。
2.范围
2.1公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料；
2.2公司股东会、董事会形成的文件材料；
2.3公司章程、公司制度体系、内部发文；
2.4公司有效证照、证件、印章；
2.5公司获得的荣誉资料；
2.6公司年度工作计划及资金计划；
2.7会计凭证、报表、财务分析；
2.8各项计划、检查、总结；
2.9公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、会议记录、相关照片等；
2.10各种人事材料；
2.11工作人员因公外出参观学习、考察和参加各种会议，收集获得的文件材料；
2.12各种合同、契约、协议、招投标系列文件；2.13电子文档及声像资料；
3.要求
3.1.编制《档案卷内目录》，应包括以下几个内容：部门代码、档案编号、文件名称、金额（如果涉及）、经手人、入档时间、页码及备注等。
3.2.档案编号的设置方法可参考如下:行政部、财务部、技术部、市场部的名称代码可分别设置为XZ/CW/JS/SC.其中各部门下属的各项分类可按照阿拉伯数字分别命名，或者按照事项的中文名称的首写字母或汉字来代替，具体代码可列表说明。
3.3.所有文件归档装订时，应统一在文件首页正面的右上角标明档案编号。如漏页等有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备注栏内。在每页目录下注明立卷人姓名和日期。
3.4.立卷的质量标准：
a)归档文件完整齐全；
b)分类清楚；
c)标题确切易查找；
d)卷内排列系统、条理；
e)保管期限准确；
f)卷皮书写工整；
g)装订整理结实、美观。
3.5.以电子方式存档的文件，文件名必须含部门代码、撰写人名字、文件名、存档人名字及入档日期（如：张三于20__年1月1日，将市场部商务李四交管的20__年下半年下单统计表存档，其存档文件名应该为：SC李四20__年6-12月下单统计表张三20__0101）。
3.6.公司的电子文档一般情况下存在公司专用电脑的指定区域，但由于电子文档的特殊性，在存档时应该用移动硬盘或者光盘进行备份。
3.7.文件类以电子文档形式存档时，应尽量以PDF格式存放。
4.期限
4.1永久保存：公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料；公司股东会、董事会形成的.文件材料；公司章程、公司制度体系、内部发文；公司有效证照、证件、印章；公司获得的荣誉资料；
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4.210年保存：公司年度工作计划及资金计划；各项计划、检查、总结；
4.35年保存：公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、会议记录、相关照片等；各种人事材料；工作人员因公外出参观学习、考察和参加各种会议，收集获得的文件材料；各种合同、契约、协议、招投标系列文件；电子文档及声像资料；
4.41年保存：结案后无长期保存必要者；
4.5财务类档案按照会计相关法律规定存档。
5.归档
各部门档案管理人员应本着认真、负责、保密的态度，认真整理、保存、管理公司各项档案资料。
5.1行政部为涉及档案管理的第一责任人，对确保档案的完整性、及时移交和保密负责。技术部、销售部、行政部、财务部及市场部，各自整理保管内部档案，除财务部外，其他部门在每年1月1日和7月1日以前向行政部负责管理档案的人员提交之前半年的档案，由行政部统一备案管理，财政部的档案由自己备案保管。
5.2公司档案资料按部门分类，档案管理制度由行政部制定。收集、整理、鉴定、统计、保管、编目、检索、利用等管理工作由各部门指定档案管理员负责。
5.3各部门档案管理人员的职责：应及时将应归档文件进行整理、保存，保证资料不遗失、不泄密，及时按要求向行政部移交档案。
5.4一项工作同时由几个部门参与办理时，由主办部门负责收集形成的文件资料。
5.5各部门需归档的文件
5.1.1a)行政部门
公司文件：公司章程、董事会及股东会纪录、政府机关核准文件、不动产所有权及其他债权凭证、公司有效证照、证件、印章、公司发布的各类文件（电子文档）；
b)人事类文件：员工劳动合同、保密协议、培养和服务协议书、员工入职表、员工离职表、员工转正申请及考核评价表、员工入职体检表、员工简历、员工身份证复印件、员工学历证明复印件；
c)行政类文件：各种会议记录及会议纪要（电子文档）、以行政部门名义签订的合同、公司各类照片（电子文档）、快递单、社保相关的各类单据、公积金相关的各类单据、员工保险单。
5.1销售部门
标书、下单统计表（电子文档）、总代理合同、销售合同、销售清单（包括软件成交记录、品种、序列号等信息）（电子文档）、货物签收单、发票签收单
5.2财务部门
会计凭证、财务报表、汇帐凭证、会计报表、总分类账、库存商品明细账、明细分类账、审计报告、抵扣联、已作废的发票及红字发票、发票存根联、原始凭证、银行存款余额调节表、入库单、出库单、请款单、员工销售卡、员工销售业务季度卡、货物签收单、订货单（电子文档）、结算表（电子文档）、用户报表（电子文档）、物料领用登记表、PKPM升级记录表（电子文档）、PKPM新购记录表（电子文档）、借锁登记表（电子文档）、PKPM用户升级清单（电子文档）、代理退锁清单（电子文档）
5.3技术部门工程设计图
5.4市场部
客户资料（电子文档）、满意度调查表及结果、厂商活动签到表、厂商活动申请资料（电子文档）、厂商活动资料（电子文档）、厂商活动总结资料（电子文档）
6.借阅
6.1.各部门建立《档案借阅复制登记簿》，主要内容：借阅单位或部门、借阅人、借阅理由、借阅起止时间、批准人、归还时间、归还时检查情况、经手人。
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6.2.借阅档案的单位、部门、人员要到各部门档案管理人员处填写借阅登记，由各部门经理签字同意后，方可到档案管理人员处办理借阅。
6.3.借阅人必须爱护档案，不得转借、抽取、折卸、调换、污损、摘抄所借档案，不得在文件上圈点、划线和涂改，阅后及时归还。
6.4.借阅档案归还时，档案管理人员应认真检查册数、页数，是否有遗失损坏等情况，如有问题及时通知借阅人说明原因及补救并报主管高管及审批人员。
6.5.各部门如有撤销、合并情况以及人事变动情况时，所有相关资料要做到移交清楚，保持资料的完整无缺。
6.6.人事档案除总经理、副总经理、人事部负责人以外任何人不准借阅。
7.复印
7.1档案原则不准复印，若各部门因工作需要可以制作复件。复制档案的单位、部门、人员要到各部门档案管理人员处填写借阅登记，由各部门经理签字同意后，方可到档案管理人员处办理复制。
7.2复件管理部门负责人及相关人员参照档案管理办法实施管理，并对复件的保密性负责。
8.销毁
8.1档案销毁时，由保管人员提出并整理造表，报部门经理核准呈报总经理批准销毁。
8.2档案销毁一般采用碎纸机，由各部门档案管理人员和综合管理部负责人同时执行。
9.相关记录
9.1I-01-05《公司档案借阅登记表》
9.2I-01-06《公司档案借阅申请表》
9.3I-01-07《公司档案销毁申请表》
一、文书档案归档制度
1、各部门在各项活动中构成的具有价值的文件、材料均属归档范围，交行政部统一管理。
2、各部门构成的文件、材料由兼职档案员(各部门内勤)收集、审定、整理、立卷。
3、归档的文件材料应齐全、完整、准确可靠(文件的正文与附件、印件与底稿、请示与批复)无缺页、破损现象。
4、下发文件不仅仅要在硬盘、软盘中保存留档，还应留有书面材料存档。
5、凡归档的文件务必留原件存档，书写整齐，用毛笔、蓝黑色钢笔、碳素笔抄写，如有不贴合要求的档案员有权退回原部门重新书写。
6、重要文件如部门需用可进行复印，但原件务必归档。
7、机关工作人员外出学习、考察、参加会议带回的文件、一律交办公室统一登记、立卷、归档管理。
二、专职档案工作人员岗位职责制
1、认真学习专业知识，贯彻执行<档案法>、<档案法实施办法>，热爱本职工作，忠于职守，维护党和国家利益，工作尽职尽责，自觉遵守档案工作各项规章制度。
2、负责公司各种档案资料的收集、分类、整理、编目、排列、上架、保管、借阅、鉴定、销毁、移交等工作。档案质量和工作质量贴合“规范”要求。
3、负责公司有关部门档案工作监督指导、业务培训工作。
4、负责档案库房各项制度的落实。
5、用心带给档案的利用，充分发挥档案利用效果，认真总结经验，为领导决策和机关各项工作带给优质服务。
三、兼职档案工作人员岗位职责制
1、各部门配备一名兼职档案员，负责本部门文件、材料的收集、整理、归档立卷工作。
2、兼职档案人员要热爱档案工作，熟悉业务，工作认真负责，把好案卷质量关，按时完成兼管档案的任务。
3、兼职档案员应于次年2月底前，将整理好的档案向档案室移交。
4、严格执行各项档案管理制度。
5、理解本公司专职档案员的监督指导。努力学习档案业务知识，不断提高业务水平。
四、部门立卷制度
1、凡本部门在各项活动中构成的文件、具有保存价值的资料均属本部门立卷归档范围。
2、各部门兼职档案员，负责对本部门的文件资料进行收集、审定、整理、立卷。
3、兼职档案员要严格遵守相关的规章制度及各项档案管理制度，按综合档案室提出的各项要求立卷，保证立卷质量。
五、档案保管制度
1、各门类档案由综合档案室集中统一管理，配备档案员负责档案的保管工作。
2、按照档案管理有关规定，对各类档案应做到存放合理，排列有序，查找方便。
3、档案员对室藏档案材料要经常进行检查，对已到借阅期限尚未归还的档案材料，要及时跟踪追还，防止丢失。
4、库房要持续清洁卫生，温度要经常持续在14—24℃，相对湿度要持续在45—60%，防止危害档案的现象发生。
5、档案库房内做到“八防”即防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫，定期检查。
6、库房内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆危险品，停电时，一律用手电照明，不得使用易燃器具。
7、与档案库房无关人员一律不得进入，随时关好库房门窗，确保安全。
六、档案保密规则
1、档案工作人员要提高警惕性，遵守保密纪律，坚持原则，认真执行各项制度。
2、凡到综合档案室查阅档案者，都要认真遵守安全保密制度，严格履行档案查阅手续，档案原则上不准带出档案室，确需带出时须经主管领导批准并在指定时光内归还档案室。
3、查阅档案时，不得翻阅与查阅资料无关的文件材料、无关人员不准进入档案室。
4、本公司工作人员不准将文件、材料带进公共场所和其他场所，不准带回家中，要及时交给档案管理部门。
5、对于违反保密规定，泄露国家公司机密或造成必须后果者要依据<保密法>的规定，严肃处理并追究其职责。
七、档案借阅制度
1、借阅档案要严格遵守档案管理制度，凡借阅者，应自觉履行借阅手续。
2、凡借阅档案，需经主管领导批准。外单位人员借阅档案，应持单位介绍信，经主管领导同意后，方可办理借阅手续，并在借阅期限内按时归还。
3、借阅人员对档案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由转借他人。
4、借阅人员未经领导批准，不得复印、抄写档案资料。
5、档案管理人员对归还的借阅材料要认真进行检查，确认档案材料完好无损时，方可办理归档手续。对摘抄、复制的档案材料，经认真核对，正确无误时，方能签字盖章。
6、一旦发现档案材料在借阅过程中被拆、涂抹或缺失等毁损现象，要及时向主管领导汇报，并追究有关人员的职责。
八、其他
解释权归公司行政人事部。
一、目的
为了更有效的的员工人事档案进行妥善管理，有效的保守机密；同时为了维护人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案资料，特制定本管理办法。
二、档案管理内容
1、员工入职档案：个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、各类合同及协议。
2、员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表（证书原件）、员工培训统计表。
3、绩效管理档案：将员工绩效考核相关资料按月归类整理。
4、员工离职档案：员工离岗包括员工与公司解除（终止）劳动关系，死亡等情形。
三、档案相关规定
1、基础管理
1.1原则：分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。
1.2员工入职前，人力资源部对人事档案的真实性、有效性进行核查，如有虚假，可不予录用和解聘处理。
1.3对人事档案按入职时间分类归档，按在职人员、离职人员进行整理，并及时登记于《入职员工人事档案登记》《离职员工人事档案登记》，并在档案前页填写各种人事资料的名称及对档案进行编号，人事档案原则上是永久保存。
1.4当在职员工的基本资料有变动时（如学历变动、身份证号码变动、个人技术职称变动、婚姻情况变动等），应及时将相关资料复印件交人力资源部归档，原件当场查验。
1.5调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案。在其报到新岗位前，对调入或新建立的档案都应登记。
1.6对员工进行考察、考核、培训、奖惩形成的材料要及时收集、整理保持档案的完整性，归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经审批盖章和本人签字的，应在盖章、签字后归档。
1.7员工离职档案每月清查，另外存档，档案保存原则上三年后方可销毁（高管及核心人员保留该员工离岗8年止）。
1.8人力资源部档案员要注意档案管理环境的清洁、整洁。
1.9档案应分类编号存放，一个员工一个编号，防止重名重姓员工档案交叉，制电子目录，以便查阅。
2、档案的查、借阅
2.1档案分为保密与非保密，保密档案禁止查阅，只能在档案室阅览，不得外借；非保密级档案因工作需要查、借阅，须填写《查、借阅人事档案单》，经过行政人力资源部经理批准后方可查、借阅。
2.2任何单位一般不得垮部门查、借阅人事档案，下级员工不得查、借阅上级员工的人事档案。
2.3公司级领导、行政人力资源部可直接查、借阅员工人事档案。
2.4所有经过批准后借阅的人事档案需在三天内归还人力资源部（除特殊情况可延长），对借阅后到期未归还者、归还损坏、私自复印档案者、遗失者依照公司档案管理的相关规定处理。
2.5人力资源部做好查、借阅登记，并在《人事档案借阅登记本》签字登记。
3、查、借阅档案注意事项
3.1不得涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料。
3.2不得擅自复印、拍摄档案内容，如有工作需要从档案中取证须经行政人力资源部经理同意。
3.3查、借阅者不得擅自泄露档案内容，违反者视情节严重，予以惩处。
4、档案的销毁
4.1公司任何个人和部门非经同意不得销毁员工档案资料。
4.2某些档案到了销毁期时，由人力资源部填写《公司员工人事档案销毁审批登记》，经行政人力资源部经理批准后销毁。
4.3经批准销毁的人事档案，人力资源部须认真核对，将批准的《公司员工人事档案销毁登记》和将要销毁的人事档案做好登记并归档，登记表永久保存。
四、制定、修订、废除与实施
本管理办法经行政人力资源部经理批准后，由人力资源部实施，修订和废止亦同。
第一章总则
第一条为了加强财务档案的科学管理，建立财务档案的立卷、归档保管、调阅和销毁等管理制度，保证财务档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密，使其规范化、系统化，特制定本制度。
第二条财务部门是财务档案的具体负责部门，财务档案管理工作分为六大类，包括会计档案管理、年度报告及审计资料管理、资金档案管理、预算档案管理、日常往来文件、决议档案管理、合同档案管理。其中每部分需依据具体情况进行详细分类。
第二章会计档案管理
第三条会计档案管理包括会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算的专业资料，是记录和反映公司经济业务的重要史料。
具体包括：
1.会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其它会计凭证。
2.会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿。
3.财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表及附表、附注和文字说明，其它财务报告。
4.其它类：会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、银行余额调节表、其它应保存的会计核算专业资料。
第四条每月形成的会计档案，应由专人按照归档要求，负责整理立卷、装订成册、编制会计档案保管清册，档案依据分类，分别保存，凭证按月整理保存，次年初将本年账簿存档。
第五条应指定专人负责会计档案的保管工作，档案柜由专人负责分类整理，档案柜钥匙由专人负责保管。
第六条保存的会计档案不得外借。如有特殊需要，按公司借阅审批流程，经批准后，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，不得在会计凭证上涂画，不得拆封、抽换会计档案。
第七条财务部门负责设置会计档案查阅登记清册，及时登记查阅人或者复制人的姓名、部门、日期、查阅内容、归还日期等。
第八条会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、15年、25年、永久5类。
第九条会计档案的保管期限，从年度终了后的第一天算起。
第十条对会计档案保管期限有特殊要求的，可以报董事会批准。
第十一条保管期满的会计档案，可以按照以下程序销毁：
1.编制会计档案销毁清册，列明销毁的会计档案名称、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。
2.集团总裁、财务总监在会计档案销毁册上签署意见。
3.集团财务管理部负责销毁会计档案，财务总监与董事长办公室人员共同监销。
4.监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案;销毁后，应在会计档案销毁清册上签字盖章，并将监销情况报告公司总裁。
第十二条保管期满但未结清债权债务的原始凭证，不得销毁。应独立抽出立卷，保管到结清债权债务为止。
第十三条计算机电子财务文档，原则上应当打印出书面会计档案进行保存，同时刻录成光盘进行备份保管。
第十四条公司分立，会计档案由分立后的一方统一保管，另一方可查阅、复制与其业务有关的会计档案。对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出，移交业务相关方保存，并按规定办法交接手续。
第十五条公司合并，原单位形成的会计档案应当由合并后的单位统一保管。
第十六条公司之间交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交接手续。
第十七条交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的财务负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。
第三章年度会计报告及审计资料管理
第十八条年度资料包括年度报表、审计报告、验资报告等，这些报表及资料应依据时间、类别分别由专人保管。
第十九条年终报告、审计、验资报告应长期保存，分别装订，注明名称、日期等。如公司内部单位或股东等需要查阅或复制，
第二十条年度报告及审计资料原则上不予外借。需经公司借阅审批流程批准，资料保管人需记录发放或借出时间、姓名、部门、数量等，并由接收人签字或盖章。
第四章资金类档案管理
第二十一条资金类档案包括资金日报、资金周报、资金计划，资金计划执行情况分析报告、资金台账、融资台账、员工薪酬信息等方面。
第二十二条资金类档案按月度、季度、年度进行分类保管。
第二十三条融资台账信息记录须完整，因融资业务而签定的合同及协议必须将原件整理归档。
第二十四条资金类档案的管理应执行公司保密制度。
第五章预算档案管理
第二十五条预算档案包含月度、季度、年度预算与年度预算方案，预算调整方案，预算执行情况等，涉及收入、成本、费用及资本性支出等方面。
第二十六条预算档案按年度分类保管。年度预算应永久保存。
第六章日常往来财务文件、决议档案管理
第二十七条日常往来财务文件分为内部往来财务文件及外部财务文件两大类。其中内部往来财务文件包括各子公司、各部门之间以及部门内部发放的文件，包括“内部请示报告”、“内部通知”“股东会决议”“董事会决议”等;外部文件包括公司同外单位之间的所有国、内外往来文件。
第二十八条日常往来财务文件应依据内容进行分类保存，如内部规章制度，审计往来文件等等;外部往来财务文件应依据往来单位进行分类存档。
第二十九条公司内部往来财务文件或外部财务文件亦需依据时间顺序存档，以年度为限，以前年度档案需另行存放。
第七章合同档案管理
第三十条依据集团合同管理规定建立合同台账，进行合同档案管理。
第三十一条按合同性质进行分类保存，编制合同清单，每季度清理一次，如有遗失、毁损，要查明原因，及时处理。
第三十二条合同原件无特殊情况不得外借。可在财务部门查阅合同文档，确因工作需要借出查阅，须按公司借阅审批流程，经批准后，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续，以影印件借出。
第三十三条合同文档须指派专人负责。
第八章附则
第三十四条本办法由集团财务管理部负责解释、修订。
第三十五条本办法经董事长办公室批准后生效，自生效之日起开始实施。
第一章总则
第一条为了加强公司各类档案的系统管理，实现档案管理的规范化、制度化，更好地为公司各项工作服务，结合公司实际情况，特制订本制度。
第二条凡公司、各部门在工作中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须集中管理，任何部门、和个人不得据为已有。
第二章档案管理体制
第三条
1、统一管理原则：公司档案实行统一管理，任何部门和个人不得把公司档案资料据为己有。
2、保守秘密原则：员工都有保守档案秘密的义务，维护公司利益，任何人不得泄露或者非法利用所知悉的档案机密。
第四条公司档案分为：文书档案、财务档案、各项规章制度档案、工程技术档案各项目资料、图纸资料、建设工程、拆迁档案等其他资料。
1、与公司财务有关的资料由财务部保管。未经董事长许可，任何人不可动用。
2、有关文书、各项规章制度方面的资料，由办公室保管。
3、设计方案、施工图、设计变更、监理、洽商、设备厂家的资质文件及其往来资料以及设计院、勘察单位之间往来资料、采购的设备、材料说明书、检验报告、质量保证书等，由工程部自行归档保管。
4、销售部方面资料：由销售部保管对外签定的广告、策划合同等。销售人员在合同签署完毕后，办公室应保留一份售楼商品房合同样本，永久保存。
5、前期部方面资料：项目立项申报资料、征地、拆迁批复、国土规划、城市规划、政府及主管部门批文、复函、证件等前期技术资料，由前期部自行归档保管。
6、拆迁部方面资料：征地、拆迁批复等文件资料，由拆迁部自行归档保管。
7、各部门向办公室移交档案时，应同时移交相关文件的电子文档。归档范围外的请示、报告、计划、总结及一些重要资料复印件等由各部门自行保管。
第五条各部门形成的文件材料等由本部门负责归档管理，办公室有责任对各部门的档案管理工作进行监督和指导。
第六条因工作变动或因故离职时，应将文件材料交接清楚，才能离职。
第三章档案的归档范围
第七条凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的公文、图纸、合同、技术资料、簿册、图表、报表、凭证、声像、电脑盘片、荣誉实物等各种门类和各种载体档案均属归档范围。
1、部门含部门以上的各种计划、方案、规划，各种重大决议和各种重要通知、通报，及各种公文、会议纪要、大事记等。
2、各种工程图纸、设计变更通知书等工程资料。
3、各类工程检测、鉴定报告。
4、各种协议书、合同书，各种技术资料，和各种设备档案及说明书。
5、公司年初财务预算报告及年终财务报告，各种财会报表及原始凭证、帐册及其管理方面的文件材料。
6、公司各种审计报告、资产评估报告。
7、公司各种管理规章制度。
8、公司各种注册、登记证件、政府批文，各种法律证照、公证文件。
9、公司各种电子图纸、图表及有保存价值的电子文档。
10、公司的重大奠基、庆典、新闻发布会等仪式和具有重要价值的社会活动，及用于营销策划广告的照片、录音、录像、电子文件等声像信息资料。
11、公司发展大事记，和董事长亲自起草或修改的重要文稿。
12、其他需要归档的重要文件。
第四章档案的借阅管理办法
第八条凡需借阅公司档案者，均须填写《档案借阅审批单》，签批后方能借阅。
第九条借阅的档案密级与领导签批
1、公司各部门因工作需要，借阅、查阅需办理相关手续，经部门经理签字，董事长助理或总经理审批后，可办理借阅、查阅手续。
2、重要档案及财务档案，须由董事长批准，方可借阅。
第十条借阅档案必须严格履行登记手续，依据《档案借阅审批单》，为借阅人调出所需档案并记录档案借阅信息。借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁，确因工作需要摘抄、复制，须经董事长助理或总经理批准。归还的档案要进行检查、清点，经检查无误方可办理手续。如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。逾期不还者，档案管理员要及时催还。
第十一条公司档案借阅查阅只供公司内部各部门。档案借阅时间为3天，如需延长，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理人员须及时催还。借阅档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量，承担一切赔偿责任。
第十二条借阅档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报公司领导批准后，责令其赔偿损失。借阅者必须严守公司机密，绝不能将档案资料内容外泄;由于泄漏机密而给公司造成损失者，将按规定对其进行处罚直至追究其法律责任。在职人员调离本公司时，需按档案室要求整理已形成的文件材料，退还所借档案，经档案室审查无误签字后，才能调离。
第十三条加强档案保管工作,做好防盗、防火、防潮等工作,定期检查档案保管工作。
第五章档案的销毁
第十三条办公室每年对公司档案进行一次清理，清除不必要保存的资料。
第十四条对已失去作用或已超过保管期限的档案资料，经办公室确认，报董事长助理、总经理审批，并进行登记后予以销毁。
第十五条销毁时要有二人监督，销毁档案须使用碎纸机或焚烧的方式，严禁将要销毁的文件作为它用，或作废纸出售。
第六章罚则
第十六条有下列行为之一，视情节轻重，给予100元-5000元罚款处理，若构成犯罪依法追究刑事责任：
1、毁损、丢失或擅自销毁公司档案。
2、擅自向外界提供、抄摘公司档案。
3、涂改、伪造档案。
4、未及时上报归档或管理不善的档案管理者。
5、未按手续办理借阅，外带者或越级查阅者档案管理者同罚。
6、泄露公司档案机密者。
7、其他危害公司利益的行为。
第十七条本制度由办公室负责解释、补充。对未尽事宜，办公室随时调整更新。
档案管理机构及其职责
1、公司档案工作实行二级管理。其中：一级管理是指公司综合处的统筹管理;二级管理是指各处及各部门的档案资料管理工作。
2、公司档案业务归属综合处，由综合处指定人员兼职负责。各处、各部门指定人员兼职档案资料管理工作。
3、公司档案管理员按照国家有关规定，以及公司档案工作制度、条例统一管理公司的档案;各处、各部门的档案管理人员应参照公司的有关管理规定做好工作，负责收集、整理、保管本部门或本单位的档案资料。
4、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。
5、公司档案管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导。每年对二级档案管理进行一次检查验收。
归档制度
1、凡是反映公司企业开发、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。
2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。
3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关企业须保留的，综合处保存复印件。
4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。
5、业务活动中的有关请示报告及上级领导批复，属付款性质的，由财务处保存原件;属人事问题的，由劳资员保存原件;属工程项目的，由工程处保存原件。其他重要报告，在企业资料归档范围内的，连同有关资料由经办人整理后移交档案室。归档范围外的请示报告由各部门自行保管。
6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，主管经理保存一份，财务处及业务处室各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由财务处保存原件。
7、公司级的收文、发文等文书资料均由综合处归档。
8、其它体系认证要求保存的记录、文件均按规定保存。
档案保管制度
1、公司办公室应有存放档案的专门库房，各处、部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。
2、归档资料要进行登记，编制归档目录。
3、科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录;根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便提供利用。
4、档案要分类，分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。
5、库存档案必须图物相符，帐物相符。
6、档案管理人员要熟悉所负责的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。
7、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保管期限，每年年终据此进行整理、剔除。
8、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。
9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。
10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。
档案借阅制度
1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。
2、借阅部门保管的档案材料，须经档案所属部门负责人批准。借阅档案材料，属借阅部门经办的，由部门负责人批准;借阅非本部门经办的档案材料，须经综合处处长批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经综合处处长批准。
3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。
4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经综合处长报经理批准。
5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。
6、借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借或复印、不得拆卸、损污文件，归还时保证档案材料完整无损。否则，追究当事人责任。
7、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。
为了提高档案管理水平，有效地保护和利用人事档案，更好地为我校人事工作服务，根据党的干部工作方针、政策和《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作条例》，特制定本制度。
一、保密制度
1.认真贯彻执行党和国家有关_工作的方针、政策和规定，严格按照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》，做好人事档案的_工作。
2.加强组织纪律，坚守工作岗位。
3.人事档案管理部门应设立专用档案库房(室)，配备铁质档案柜，妥善保管人事档案。
4.人事档案库房(室)必须具有防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施。安全措施应当经常检查，保持库房的清洁和温、湿度，发现问题，立即报告，及时采取措施。
5.人事档案库房(室)和档案柜，应明确专人管理。管理人员变动时，必须办理好交接手续。
6.无关人员一律不得进入档案库房(室)。
7.严禁用电话、电报索取或提供有关人员的全面材料和涉及个人政治历史问题或其他重要问题的材料，严禁任何人携带人事档案材料进入公共场合和娱乐场合，不得在电话或公共场所中谈论或汲及到有关人事档案材料的内容。
8.对利用人事档案的人员，进行保密宣传，以防边阅档案边议论档案内容。
9.人事档案材料的转递，严格密封，通过机要传递或专人送达，尽量避免本人自带。
10.人事档案工作中形成的各种草稿、废纸等，不得乱扔、乱抛，一律按密纸处理或销毁。
11.人事档案一般不外借，但领导或有关人员因工作需要借阅时，要严格办理借阅手续，借阅期限一般不得超过五天。
12.属归档的材料，及时转入本人档案，须转递的档案，做好移交签字登记手续。
13.严禁任何人私自保管他人档案，人事档案管理人员不得保管本人和亲属的档案。
14.发现泄密事件，认真处理。
二、归档制度
1.按照《干部人事档案收集归档规定》，经常通过有关部门收集工作调配、干部任免、组织发展、职称评聘、考察、考核、培训、奖惩、学历变更、工资套改等工作中形成的反映个人德、能、勤、绩、廉的文件材料，充实档案内容。相关部门应配合人事处及时做好人事档案材料的整理、归档工作;材料归档范围具体见附件。
2.校属各单位要建立主动送交人事档案材料的工作制度，并确定1-2名专兼职人员负责收集本单位的归档材料，属于归档范围的人事档案材料，在材料形成后，经有关部门审查签章后送交人事档案室归档。
3.每年引进毕业生及调入人员的人事档案必须在报到之日起两个月内转至我校，没有特殊情况而逾期不到或材料不全的，学校将缓发其工资与津贴，并暂停兑现其他相关待遇。
4.收集的人事档案材料，必须经过认真的鉴别，属于归档的材料应真实准确，完整齐全，格式规范、文字清楚，对象明确，手续完备、具有保存备查价值。需经有关部门审查盖章或本人签字的，应在盖章签字后方能归档。
5.不属于档案范围的材料，不得擅自归档，经过鉴别，可分别情况予以处理。凡销毁材料需经人事处负责人批准，由专人负责监销。
6.人事档案材料，须统一使用十六开规格的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。
7.每年引进人员要填写干部履历表或补充表，充实干部人事内容。
8.对收集的材料，要做好收集登记和交接手续。
三、鉴别制度
1.收集的材料必须经过鉴别，未经鉴别，不得随意归档或擅自销毁。
2.鉴别工作分别在接收材料归档时和整理过程中进行。
3.鉴别要以有关文件规定为依据，严肃认真，确保真实、完整、精炼、实用。
4.归档的材料必须真实完整，字迹清楚，对象明确，手续完备;对不该归档的材料，要区别处理，凡销毁材料，必须详细登记，并报主管负责人审查批准。
5.人事档案材料应按照《干部档案整理工作细则》进行整理立卷。
四、整理制度
1.整理人事档案，要先对缺少的干部人事档案材料进行补充，并备齐卷皮(盒)、目录纸、衬纸、切纸打孔机(缝纫机)等必备的物品和设备。
2.整理要做到：干部人事档案材料鉴别和分类准确，编排有序，目录清楚，装订整齐。
3.整档人员必须熟悉党的干部工作方针、政策和档案工作的专业知识，掌握整理人事档案的有关规定和基本方法技能，认真负责地做好整理工作。
4.必须认真执行《档案法》、《保密法》、《干部档案工作条例》等有关法规，严格遵守安全保密制度，保守党和国家的秘密。
5.人事档案按新《条例》和《干部档案整理工作细则》规范地整理，零材料及时装订入卷。
6.不得擅自涂改、抽取或伪造档案材料。按规定剔出的档案材料，必须认真登记，需销毁的材料，经主管领导批准按规定销毁。
7.整档过程中，要切实做好防火安全_工作，整理室内严格吸烟，严防丢失和汇漏档案内容。
五、借阅制度
1.查(借)阅人事档案的人员原则上是党委组织部、人事处干部或二级单位书记、主任，必须是中共正式党员。
2.查(借)阅人应在借阅前认真填写《干部人事档案查(借)阅登记表》。
3.复印借出人事档案材料应认真核实签署意见并加盖“河南城建学院人事处”公章，方能有效。校外单位和本校工作需要查用档案，须在人事处领导同意后，方可查(借)阅。
4.查(借)阅档案，严禁涂改、圈划、撤换档案材料。查阅时不得泄露或擅自向外公布档案内容，违反者视情节轻重，予以批评教育直至纪律处分。属于假公济私者，按照《中华人民共和国档案法》处理。
5.查阅档案的单位或个人，不得擅自-拍摄复制档案内容。因工作需要从档案中取证的，必须请示人事档案主管部门审查批准后才能复制(拍摄)。
6.档案不外借，如必须借出使用时，要说明理由，经主管部门负责人批准，并严格履行登记手续，限期归还，不得擅自转借他人。
六、转递制度
1.递人事档案或材料必须做到及时、准确、安全。
2.人事档案应通过机要交通渠道转递或派专人传送，一般情况下，不准公开邮寄或交本人自带。如外单位派专人来提取，必须持人事部门出具的介绍信，一般介绍信不予办理。
3.递档案时，必在转出手续完备的前提下，须经人事处
有关负责人同意签署意见并由主管人事工作校领导同意后方可转出。有关部门同时把本人的现实表现、体检表或技术档案转入人事档案室，由人事档案室统一转递，不得扣留材料或分批转出。档案转出后，逾期一个月未见对方退回回执应写信或电话催回，以防丢失。
4.使人事档案能够随着我校的人事变动，干部职务变动而及时调整，人事处及组织部应将人事变动情况、干部调动单位和任免通知及时通知人事档案室。因商调而转出档案后，人事处有关负责人应及时通知人事档案室此人是否商调成功，如未商调成功有关部门负责人应在一个月以内追回档案，最多不超过三个月。
5.职工因辞职、退职、自动离职或被学校解除合同、终止合同、除名、开除等，在没收到接收单位人力资源管理部门转来的转递档案通知单前，其档案仍由人事档案室保管;但要从处理决定下达之日算起，按有关部门的收费规定收取档案保管费。自动离职人员的人事档案必须在外调手续完备的情况下，方可转出。
6.校各部门应积极配合人事档案室做好教工档案的转递工作。
7.不属于在职人员的代管人事档案，在档案转出时，按照学校有关文件规定收取管理费用和其他费用。
8.是转出的干部人事档案或材料要严密包封，并加盖机密章，有关人员认真填写《干部人事档案转出登记表》。
七、核查制度
1.事档案管理部门对所管理的档案要定期的进行检查核对，一般每半年核对一次，发现问题，及时解决。
2.提供利用的人事档案，再回收时，要严格检查，经核对无误后，方可入库。
3.理好的人事档案入库前，要逐人、逐卷、逐份、逐页进行检查核对，发现错误，及时纠正。
4.出和接收人事档案时，应将材料与目录检查核对一遍，防止张冠李戴或缺少材料。
5.收集的人事档案材料，应检查是否属于归档材料，是否齐全完整，是否符合归档要求，是否手续完备。
为加强我院实验室建设,规范管理,提高实验室功能和效率,更好地评估投资效益,特制定本制度。
一、实验室工作档案内容
1.实验室概况
学院和业务主管部门下发的实验室建设与管理的有关文件和资料,实验室建设与发展规划,实验室占用的房间数、面积及改造等资料。
2.实验室任务
实验教学大纲、实验课程及项目、每学期实验教学任务及实验开出记录、实验教学课表及实验项目统计、实验教学的考核办法及历年试题、实验报告、预习报告等有关记录,承担的科研和社会服务项目及工作量。
3.实验室仪器设备、低值耐用品及材料
仪器设备的固定资产帐、卡、分户统计帐、低值耐用品分户帐、领用单、使用维修记录、技术资料等,大型精密仪器设备的论证报告、订货合同、安装验收报告、损坏维修记录、使用记录、说明书等,材料领用记录等。
4.实验室管理制度和工作记录
实验教师岗位责任制、分工细则及管理制度,实验教师工作日志,实验室研究活动记录、人员考核记录、培训计划及实施情况,实验室工作计划、研究论文、成果鉴定证书、自制或改造的实验仪器设备装置的验收报告等。
5.实验室经费使用
实验室年度仪器设备购置、实验材料消耗、仪器设备维修、条件建设等经费支出情况统计,实验室年度科研项目、对外培训、测试、技术协作、劳务等收入情况统计。
6.实验室每年上报的各种统计报表。
二、实验室工作档案管理
1.本制度适用我院各级各类实验中心、实验室。
2.实验设备处为学院实验室工作档案的&39;业务主管部门,档案管理应在学院档案室的指导下进行,各部门要有专人负责此项工作,部门主要领导要认真负责档案管理及监督检查工作。
3.实验室工作档案,从实验室建立之日起开始建档,并逐年积累,严加保管。
4.各单位根据实验室工作档案的内容进行统计整理、编目、立卷,定期归档。
5.严格实验室档案借阅手续,实验室主任及具体管理人员工作变动时,必须及时办理移交手续。
本制度由教务处负责解释。
1.目的
规范全公司的档案管理。
2.适用范围
本制度适用于公司及所属各部门档案管理。
3.管理原则
分类分部门管理，行政部统一监管。
4.职责与权限
4.1各部门必须设兼职的档案管理员，规范部门档案管理。
4.2行政部不定期对各部门档案管理工作进行监督和检查（每月至少抽查一次），对违反本制度的部门有权进行处罚。
5.档案的分类
（1）证照类：如营业执照及各类证照。
（2）文件类：分外来文件和内部文件。
（3）制度类。
（4）合同类。
（5）计划总结和会议纪要类。
（6）财务类。
（7）图纸类：工艺文件、图纸、说明书等。
（8）人事管理类：人事档案、培训记录、健康档案、安全、消防等等。
6.档案的归口存放部门
（1）公司级档案存放在行政部。
（2）其它档案由归口部门负责存放。
7.档案建档要求
建立档案时要有档案编号和档案目录。
8.档案装订
档案须装订成册保存，某些特殊珍贵的手稿、照片等，采用卷盒、相册等保管。
9.保存年限
原则上公司重要档案永久保存，进行档案销毁时经公司领导批准。
10.档案日常管理
10.1借阅
10.1.1借阅手续
（1）各部门经办人员因业务需要借阅档案时，应出示经公司领导批准的《档案资料借阅登记表》，经办人在公司借阅登记表上签字后方可借阅。
（2）档案归还时，档案管理员填写归还日期。
10.1.2档案借阅审批权限
（1）证照类：由公司总经理或者其授权人审批。
（2）文件类：由行政部审批，财务、技术类等重要文件借阅须由总经理或者其授权人批准。
（3）制度类：由行政部审批。
（4）合同类：由公司总经理或者其授权人审批。
（5）计划总结和会议纪要类：由行政部审批。
（6）财务类：由总经理或者其授权人审批。
（7）图纸类：由总经理或者其授权人审批。。
（8）人事管理类：人力资源部审批。
10.1.3借阅人不得转借、拆卸、调换、损坏、复印所借档案。
10.1.4借阅人必须在规定期限内归还所借档案资料。借用档案原则上当日必须归还，特殊情况不得超过七天。
10.1.5若人为丢失或损坏档案，给公司造成经济损失的，行政部对相关责任人进行内部行政或经济处罚。
10.2销毁
10.2.1公司任何个人或部门非经公司批准，不得销毁公司档案。
10.2.2销毁前按照清册清点，销毁时由行政部监督销毁，销毁后相关人员在清册上签名，并将监销情况存档。《档案销毁审批表》由行政部永久保存。
10.3移交
10.3.1需要进行移交的档案，需由档案员编制《档案移交登记表》，报公司负责人审核批准并指定其监交人后，方可进行移交。
10.3.2移交前，按照清册清点；移交后，在清册上签字，《档案移交登记表》一式两份，移交方和接收方各一份并永久保管。
11.如有违反本制度规定的，公司对其进行行政、经济处罚，严重时移交司法机关。
12.附则
本制度解释权归人力资源部，经总经理审批后执行。
一、目的
更的的员工人事档案妥善管理，的保守机密；人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的档案资料，特制定本档案管理办法。
二、档案管理内容
1、员工入职档案：个人简历
员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、合同及协议。
2、员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表（证书原件）、员工培训统计表。
3、绩效管理档案：将员工绩效考核资料按月归类整理。
4、员工离职档案：员工离岗包括员工与公司解除（终止）劳动关系，死亡等情形。
三、档案规定
1、基础管理
1.1原则：分类标准、归档、排列有序、层次清楚、整理规范。
1.2员工入职前，人力资源部对人事档案的性、性核查，如有虚假，可不予录用和解聘。
1.3对人事档案按入职分类归档，按在职人员、离职人员整理，并登记于《入职员工人事档案登记》（见附件一）《离职员工人事档案登记》（见附件二），并在档案前页填写人事资料的名称及对档案编号，人事档案原则上是永久保存。
1.4当在职员工的资料有变动时（如学历变动、身份证号码变动、个人技术职称变动、婚姻情况变动等），应将资料复印件交人力资源部归档，原件当场查验。
1.5调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案。在其报到新岗位前，对调入或新的档案都应登记。
1.6对员工考察、考核、培训、奖惩的材料要收集、整理档案的完整性，归档的材料鉴别，材料的、文字清楚、手续齐备。材料须经审批盖章和本人签字的，应在盖章、签字后归档。
1.7员工离职档案每月清查，存档，档案保存原则上三年后方可销毁（高管及核心人员保留该员工离岗8年止）。
1.8人力资源部档案员要注意档案管理环境的清洁、整洁。
1.9档案应分类编号存放，员工编号，防止重名重姓员工档案交叉，制电子目录，以便查阅。
2、档案的查、借阅
2.1档案分为保密与非保密，保密档案禁止查阅，只能在档案室阅览，外借；非保密级档案因工作需要查、借阅，须填写《查、借阅人事档案单》（附件三），行政人力资源部经理批准后方可查、借阅。
2.2任何垮查、借阅人事档案，下级员工查、借阅员工的人事档案。
2.3公司级、行政人力资源部可直接查、借阅员工人事档案。
2.4所有批准后借阅的人事档案需在三天内归还人力资源部（除特殊情况可延长），对借阅后到期未归还者、归还损坏、私自复印档案者、遗失者依照公司档案管理的规定。
2.5人力资源部查、借阅登记，并在《人事档案借阅登记本》签字登记（附件三）。
3、查、借阅档案注意
3.1涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料。
3.2擅自复印、拍摄档案内容，如有工作需要从档案中取证须经行政人力资源部经理同意。
3.3查、借阅者擅自泄露档案内容，违反者视情节严重，予以惩处。
4、档案的销毁
4.1公司任何个人和非经同意销毁员工档案资料。
4.2某些档案到了销毁期时，由人力资源部填写《公司员工人事档案销毁审批登记》（附表五），经行政人力资源部经理批准后销毁。
4.3经批准销毁的人事档案，人力资源部须核对，将批准的《公司员工人事档案销毁登记》和将要销毁的人事档案登记并归档，登记表永久保存。
四、制定、修订、废除与实施
本管理办法经行政人力资源部经理批准后，由人力资源部实施，修订和废止亦同。
一、分管档案工作的局领导职责
1、组织全局性的宣传、贯彻、执行《中华人民共和国档案法》和上级关于档案工作的各项方针政策的活动。
2、加强对局档案工作的领导，将档案工作纳入局的整体发展计划，列入局议事日程，督促分管部门按上级和局档案部门要求做好应做的工作。
3、关心档案工作和档案室的建设与发展，从人力、物力、财力上给予支持，及时解决工作中的重大问题和困难，改善工作条件，使档案工作与局各项工作协调发展。
二、局档案员职责
1、贯彻实施《档案法》、《山东省档案条例》等档案工作的法律、法规，建立健全档案管理制度。
2、对各有关处室形成的各种材料的收集、整理、立卷和归档进行监督和指导。
3、负责收集出国考察人员应当归档的有关材料和照片，收集领导同志外出开会的发言材料和带回的带有密级的材料。
4、负责管理全局各种门类和载体的档案，维护档案的完整、准确与安全，并为本单位各项工作的需要提供服务。
5、按时向上级主管部门报送档案工作统计材料。
6、按规定向档案馆移交应进馆的档案。
三、分管档案工作的各处（室）领导职责
1、配备具有较好政治业务素质的专（兼）职档案人员，并保持相对稳定。
2、将档案工作纳入本单位的议事日程（每半年研究一次档案工作），帮助专（兼）职档案人员解决工作中的实际困难。
3、组织本单位人员学习档案法规，执行局档案工作的规章制度。
4、疏通渠道，严格制度，督促有关人员注意平时各类文件材料的形成积累，积极配合专（兼）职档案人员的归档工作。
5、协同档案室监督、检查本单位文件材料预立卷、整理组卷、归档验收及档案鉴定工作。
6、负责检查本单位专（兼）职档案人员履行档案岗位职责情况。
四、各处、室专（兼）职档案人员职责
1、坚持平时整理。根据本单位不同种类文件材料的形成特征，制定案卷类目，合理分类存放，便于利用和归档。
2、负责本单位文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。
3、归档案卷做到组卷合理，页号编写准确，案卷目录清楚，案卷标题简明扼要。
4、保管好本部门应归档的案卷，注意文件材料的安全和保密。
5、主动接收局档案员的业务指导和督促检查，按规定时间向档案室移交。
6、积极参加业务学习，不断提高档案工作水平。
7、按档案室要求对档案进行分类、整理、编目，并编制检索工具。
8、按归档时间向档案室提供档案目录和统计年报表。
文件、材料收集归档制度
一、收集归档范围
本机关在各项工作中形成的具有保存价值的，或者上级和下级送来的与本机关关系很密切的文件材料(包括公文、电报簿册、书信、会议、电话记录、图纸、登记表、报表、名册、奖品、照片、录音带、录像带等，下同)都属收集归档范围，应按规定的范围、时间和要求交本部门资料员或综合档案室归档。
(一)本级文件
1、各种代表会议、工作会议、专业会议、各级干部会议的会议记录、会议纪要。
2、工作计划、规定、方案、安排、总结、小结、汇报、简报、通报、通知。
3、各种综合的或专题的调查、检查、考察等报告。
4、向上级请示，与其他单位的来往文书，对下级的指示、批复、通知。
5、各项决定、决议、规定、标准、规范、条例、办法、制度、守则、要求。
6、各级领导的报告、讲话、发言稿或提纲、记录。
7、反映生产、基建、科研设备、工艺情况底图、蓝图及文字材料。
8、各种报表、名册、登记表、簿册、数据、凭证。
9、反映本机关、本地区重要活动的照片、录音带、录像带。10、电报、重要电话记录、机关工作日记。
11、年鉴、大事记、基础数字汇编、基本情况综合。
12、本机关制发的奖状、奖证、奖章、奖旗、奖品。
13、有关房产、财产、物资、档案、债权、捐赠等的凭证，发放各种证明、证件存根。
14、已故人员资料。
15、重要的人民来信及处理材料。
16、本机关编辑、出版的书刊、资料样板。
17、本机关(包括上报和下批)干部任免、呈批表、调配培训、专业技术职务评定、聘任、党、团干部名册、年终统计、报表、干部的录用、转正、定级、调资、离休、抚恤等审批表及干部奖惩等文件材料。
(二)上级文件材料
1、上级(包括各部门及派驻本机关的调查组、检查组、工作组，下同)有关本机关、本地区工作或问题的决定、决议、指示、批复及调查、检查、经验材料。
2、各级领导同志、国际友人、人民代表、政协委员视察本机关、本地区时的指示、讲话、题词、照片、录音、录像。
3、上级发给本机关的奖状、奖册、奖章、奖旗、奖品。
4、上级报刊刊载有关本机关、本地区情况的文章。
(三)同级文件材料
1、有关单位与本机关联合召开会议，共同进行工作，协作查处案件或问题共同署名的文件材料。
2、有关单位与本机关签订的合同、合约、协议。
3、有关单位与本机关涉及比较重要的工作或问题的来往文书。
4、有关单位发来的重要的、需要执行的方针、政策性文件。(四)下级文件材料
1、年季度工作总结、重要的专题工作总结。
2、重要的调查报告、检查报告、典型材料，比较重要的工作经验、重要的请示、法规性的备案文件。
3、重要的名册、登记表。
4、大事记、基本情况汇编、基础数字汇编。
二、归档份数
文书档案一式两份，其中正文和签发稿各一份作存档用，一份作文件汇编用。
三、归档时间和方法
(一)凡经过打字室打印的文件，打印好后由打字员收集，交文书档案员归档。
(二)凡各部门发出的文件，由各部门办公室的有关人员收集，交由综合档案室归档。
(三)一项工作已完成时(包括一项已完成或一个会议已结束，一个问题已解决，一件案件已处理等)，由各部门办公室的有关人员，将进行该项工作形成的全部文件材料，系统整理后送交综合档案室归档。
(四)外出开会、考察、学习、参观形成或带回应归档的文件材料，在该项活动结束时交由文书档案员归档。
(五)年度工作总结、各种年报、党员、干部名册，应于翌年一月底前交文书档案归档。
(六)每年的二月底前进行一次全面、彻底的归档，各部门要把上一年应归档而未归档的全部文件材料移交综合档案室归档。ニ摹⒐榈狄求
(一)应归档的文件、材料应由各办线资料员收集全齐。
(二)正文与底稿(签发稿)主件或附件、请示与批复、来文与复文一起归档。
(三)归档文件材料注意：检查应盖公章是否盖了，文件没有标题应加上标题，内容、摘要、文件没有标明日期的要标上日期。
(四)归档的文件材料应是原稿原件，不得用复制件。
(五)归档的照片、录音带、录像带要一一写上文字说明。
(六)凡是归档的文件材料必须经过初步整理，把同一具体问题的文件材料集中在一起，按文件的先后形成排列好。
档案鉴定制度
１、档案鉴定工作，是甄别和判定档案的价值，并据以确定档案“存毁”的工作。
２、档案鉴定工作，是一项科学性很强的工作，必须坚持全面观点、坚持历史观点、坚持发展观点。
３、档案鉴定，必须按照党和国家制定的鉴定工作原则和鉴定标准进行。
４、档案鉴定工作，必须有组织、有领导地进行，一般应有领导、专业人员和有关单位代表参加的鉴定小组负责进行。
５、凡是经过认真的鉴定，判定为保存或销毁的档案，必须按照规定的程序，办好鉴定手续。
６、档案鉴定工作，是一项决定档案命运的工作，档案工作人员必须严肃、慎重地对待鉴定工作，严格遵守档案鉴定工作制度。
档案借阅管理制度
为了加强本单位档案管理，搞好各门类档案的提供利用工作，特制定以下制度：
1、本单位各部门借阅档案，必须按照单位制定的各门类档案借阅管理标准办理借阅手续。
2、外单位来人查阅本单位档案，需持单位介绍信并经单位有关部门领导签字批准，方可查阅，不得抄录或借出。
3、机密、秘密、绝密档案借阅一律按照《档案安全保密标准》中的要求办理。
4、查阅各门类档案应在阅览室内进行，不划道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毁等。特殊情况需借出的，需经部门负责人批准，但借出时间不得超过一周，不得转借他人。需继续使用者要办续借手续，确保档案的完整与安全。
5、珍贵的实物档案、重要的照片、底片、缩微胶片等档案一律不借出。
6、凡私自抄录、摄、描绘、折散、删刮、撕毁档案等行为者严格按照国家《档案法》、《保密法》予以追究法律现行责任。
档案保密管理制度
一、档案是国家的宝贵财富，企业各门类档案本身具有机要性质，因此，档案部门和工作人员，必须遵守保密制度，履行保密手续，严格遵守保密十条原则，确保档案的安全。
二、凡是利用档案，必须经档案人员提供，任何人不得直接动用。
三、借阅档案必须严格按照档案借阅制度办理手续，限期使用，按期返还，返还档案要认真检查核对，发现问题及时追查。
四、利用绝密、机密档案以及引进技术资料、科研成果、发明创造、专利、新产品、新工艺等技术文件材料，须严格履行审批手续，未经批准的，严禁提供利用。
五、外单位查阅档案，需持介绍信经公司领导和主管部门批准。复制档案和外供图纸和技术文件，统一由公司档案信息中心严格按照审批手续提供，任何单位和个人一律无权外供。对于擅自向外转借、提供图纸资料和技术文件等档案材料者，必须追查责任，对于严重损害国家和我公司利益者，要依法追查刑事责任。
六、停产或已生产完毕的产品图纸和技术文件材料以及其他经鉴定审批拟销毁的档案资料，统一按公司下文件由公司档案信息中心组织回收，统一销毁，其他任何单位和个人一律无权处理或自行销毁。
七、发现有关泄密事件，应立即报告，及时追查。
八、不允许传抄、自行翻印机密文件和带密级的档案材料。
九、不允许将机密文件带回家中和到领导办公室随意翻阅文件。严禁携带机密文件、档案资料游览、参观、探亲、访友，出入公共场所。
十、单位领导和保密小组要定期检查保密，总结经验，堵塞漏洞严防失密、泄密发生。
档案复制制度
1、本单位工因工作需要复制一般文件材料时要经档案室审批；本单位工复制本职工作范围以外的档案，需经有关业务部门负责人同意；复制机密档案材料（局会议记录等）须经局档案员和分管档案工作的局领导审批后方可复制。
2、外单位一般不予复制，确因工作需要应持单位介绍信，经档案员同意方可复制。
3、复制后要及时进行登记。
档案统计制度
１、档案统计工作是以档案工作中大量的现象为对象，以表格、数字的形式揭示档案和档案工作中诸现象的现状、发展过程及其一般规律性的工作。
２、统计作用。档案统计工作，为制定档案工作的方针、政策，编制档案事业发展规划，开展档案科学研究，进行定性分析与定量分析，提供科学的依据。
３、统计内容。对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管数量和状况，以及档案的构成、利用、机构和人员等情况的基本统计和其他专门统计。
４、统计任务。对档案和档案工作的发展情况进行统计调查、统计分析、提供资料，实行统计监督。
５、统计对象。对档案实体及其管理状况的统计和档案事业的组织与管理现状的统计。
６、统计方法。档案统计工作，必须把零星的个别的原始资料，进行综合整理，使之成为能反映整体现象的资料，再进行分析和研究，总结出典型性的经验教训，以提高档案的科学管理水平。
７、按期统计。平时必须积极收集资料，做好单项的统计；半年必须做好各项工作的初步统计；年终必须进行全面的系统的统计。
８、专人统计。配备统计人员，熟悉统计业务；掌握统计资料，数字统计连贯；准确统计数字，按时统计上报。
档案库房管理制度
１、档案保管工作，是采用一定的技术设备、措施和方法，对档案实行科学保管和保护，防治档案损毁，延长档案寿命，维护档案安全。
２、按专业类项进行保管，做到档案存放条理化、排列系统化、保管科学化，以利于档案的保护管理。
３、坚持以防为主、防治结合方针，切实做好档案“十防”（即防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光、防泄密）工作，确保档案完整安全。
４、加强库房基础设施建设，逐步购置先进设备，改善库房管理条件；引用先进科学技术，实行科学管理。
５、库房要保持温度在摄氏１４－２４°Ｃ，相对湿度在４５－６０％之内；保持清洁干净，做到无尘、无虫、无鼠、无有害气体污染。
６、库房管理人员要做到天天打扫卫生，每天上下班各检查一次温湿度，每月清理二次档案柜卫生，发现有字迹褪变和纸张破损的案卷，及时进行抢救。
７、接交进馆的档案，要认真清点，履行签字接交手续；档案外借，要认真清点，履行批准手续，并保证按期归还；非工作人员不得进库房，以防意外；在库房里不准吸烟。
档案销毁制度
１、档案的销毁，是指对没有保存价值的不归档文件和保管期限已满无须继续保存的档案进行销毁处理。
２、档案销毁，必须按照国家规定档案销毁的标准，严格进行鉴定。
３、经过鉴定确需销毁的档案，必须写出销毁档案内容分析报告，列出档案销毁清册。
４、档案销毁，必须严格执行审批制度，履行批准手续。
５、批准销毁的档案，应及时送造纸厂化为纸浆或焚毁，且要有两人鉴销；销毁完毕，鉴销人要在销毁清册上写明某曰已销毁并签名盖章。
６、档案的销毁，必须在相应的《案卷目录》、《档案总登记簿》和《案卷目录登记簿》上注明“已销毁”。
一、查阅利用本馆开放档案、资料者，须持身份证（或工作证、学历证书）等有效证件，同时填写查阅登记表；受他人委托者，还须出具他人上述任一证件(含复印、传真件)及委托查阅申请书。
二、查阅重要的或密级档案，按《档案保密制度》办理；查阅本职范围外的重要档案，须经办公室负责人批准；查阅珍贵档案时，以复印件代替原件利用。
三、档案、资料一般不外借。确因工作需要外借的，除出具所在单位证明外，须经办公室负责人或学校分管领导批准，并办理外借手续（限5天内归还）；若续借，需办续借手续。
四、带给利用档案时，按学校有关规定收费。
五、外国组织和人员利用开放档案、资料，按国家有关规定办理。
六、查阅利用档案时不得随意涂改、拆卷或损毁。本室工作人员对违规者，有权给予劝告、责令赔偿或其它处置，直至追究法律职责。
七、未经主管校领导批准或办公室授权，任何单位、个人无权公布档案资料。
1、局办公室是公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作。
2、一般性发文由办公室起草制发。业务性发文由具体负责该项目工作的科（股）室起草，局办公室负责审核把关，登记编号后报局长或局长授权的主管副局长签发。
3、打印的文件初稿由起草文稿的单位进行校对后，由办公室印刷、装订、发放、存档。
4、积极推行办公自动化，除公文和较大型综合材料、外，一般性简单材料尽可能由各科室自己承担。
5、凡需打印的材料，须经各业务主管局长同意，明确印制数量、完成时限后，交办公室主任转签微机室工作人员办理，并做好登记。微机室工作人员不直接接收需打印各种材料。
6、收到上级机关或交办的公文，由办公室提出拟办意见，报局长批示，按照批示意见送有关领导或责任部门办理。
7、办公室负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。
8、公文办理完毕后，由办公室根据《档案法》及其他有关规定，及时整理（立卷）、归档、个人不得保存应当归档的公文。
9、办公室对上级机关和本机关下发的公文的贯彻落实情况进行督促检查并建立督查制度。
10、文书人员在办公室主任的具体领导下，全面负责文秘工作。业务工作同时接受政府办、档案局的监督、指导和检查。
11、收受文件后，一般性文件由办公室主任签批，重要文件由主管常务副局长签批，然后按签批顺序传递、承办。
12、文件收受及传阅要及时，一般性文件两天之内必须传阅完毕，两天之后文件未传完时，文书可直接向传阅人催要。特殊急办文件，办公室必须当时送达相关领导，及时落实。
13、日常文件处理做到收、发、传、归及时准确科学有效。
14、严把印信使用关，发文时必须由分管局长同意，然后由局长签批后才可打印并使用公章，平时使用公章，必须由办公室主任或分管常务副局长签字后方可使用，并做好公章使用登记，介绍信使用必须由办公室主任签批。
15、文书要严格执行借阅，保密等项规章制度。
16、除属名信外，公务信件均由文书拆阅，重要信函，由主任或主管常务的副局长签转。
17、一般业务性工作，各科自行建档保管，重要档案需送办公室统一管理，办公室要将重大活动、事件、奖励等事宜主动进档，统一管理。
18、年末文件归类做到科学、及时、有序、各类卷分类科学，有利用价值。
一、司法所档案管理工作由指定人员负责，包括接收、收集、整理、保管。
二、各类档案的组卷要准确。卷内目录、案卷封面填写完整准确、字迹清晰美观，装订案卷规范、统一、牢固。
三、档案整理。按规定制定统一的档案分类编号方案。案卷的排列、编号符合规定要求。
四、文件的整理。鉴别没有存档利用价值的公文，可报主管领导批准，可定期清退和销毁。对县（区、市）司法局的文件、简报等资料，要做好归档工作，无须存档要统一销毁。
五、档案箱、资料柜和档案资料放置的设备要整齐，做到不同规格分类排列。
六、库房管理。库房保持清洁卫生，落实防盗、防火、防光、防高温、防潮、防尘、防鼠等安全措施。
七、档案管理人员要有良好的司法档案人员职业道德规范、严格遵守岗位纪律，严格执行档案保密制度，严守国家机密
为加强机关档案的科学管理，保证档案的完整、准确、系统、安全，提高机关档案工作效率和工作质量，特制订以下管理制度。
(一)档案安全保密制度
1、档案管理人员必须遵守保密守则，要严守秘密，严防泄密、失密。
2、档案管理人员要严格执行档案的查借阅手续，借出的档案要及时归档、核实。
3、档案管理人员要增强保密观念，经常检查设施安全保密情况；离开档案室时，必须锁好文件资料柜，关好门窗。
4、销毁档案要登记造册，经分管副局长签字批准后方能进行，销毁时要有监销人，并履行签字手续。
5、档案室内严禁吸烟，以防火灾。
(二)档案保管制度
1、档案室属机要重地，外人不得随便进入。
2、保持室内卫生整洁，档案分类排放、排列整齐。
3、切实做好防盗、防火、防潮、防尘、防高温、防强光等工作，室内禁止存放易燃易爆等危险物品。
4、档案管理人员要熟悉库藏情况，对库藏档案和资料的保管情况定期进行检查核对，做到帐物相符。
5、未经批准，任何人不准将档案带出库房，更不准私自摘抄、外传。
(三)档案利用制度
1、档案管理人员应熟悉所藏档案的情况，完善档案检索工具，及时准确地提供档案利用服务。
2、市水利局本单位工作人员因工作需要，可查阅本部门形成的档案。查（借）阅局会议记录，必须经局办公室主任批准后方可查阅。查（借）阅局党务资料，须经局党总支书记或局机关支部书记批准后方可查阅。
3、查阅档案须填写《档案借阅登记表》，未履行登记手续，档案管理员可拒绝查阅。
4、外单位查阅本机关档案，必须持有单位介绍信，并经分管办公室的局领导批准后方可借阅。
5、查阅档案时，严禁涂改、圈划、抽换、批点、污损、拆卷或增删档案内容，不得吸烟。
6、归还档案时，档案管理员要认真检查清点档案的完好状况，及时记载档案的利用情况。
(四)立卷归档制度
1、凡是水利局机关从事各项业务工作，所形成的具有参考利用价值的各种内容、形式和载体的文书材料，均属立卷归档范围。任何科室和个人都无权扣压和销毁必须归档的文件材料。
2、归档时间。文书档案一般在每年年底全部收集完整，次年三月底前完成全部整理、立卷归档工作。会计档案一般在会计年度终了一年后移交给财务管理站保管。工程技术档案一般在工程项目竣工验收后，由水利科负责收集、整理后移交档案室，集中管理。各科室声像档案要注意随时归档备份，每年12月提供局档案室存档。
3、立卷归档的要求。归档的文件材料要保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理立卷，案卷标题简明扼要，目录页号编制准确，便于保管和利用。凡局机关形成的各类文件材料，归档应为原件，且要求做到完整、准确、系统，存档时由档案管理人员审查核定。
4、各业务科室向局档案室移交的文档要有清单，归档时，必须履行交接手续，交接双方及监交负责人应分别在清单上签字，以备查考。
原始资料，包括原始记录，死因登记册，各种报表和个案数据，填报的《居民死亡医学证明（推断）书》按档案管理要求长期保存。
2、要定期下载死亡个案数据和储存网络上报原始数据库，并采取移动存储或光盘刻录等有效方式进行数据长期备份，确保报告信息数据安全。
3、按照有关规定对于死亡统计信息分析的资料统一管理，不得擅自公布。
4、对于其他需要使用死亡信息的应由申请人按有关行政审批程序进行审批，申请应注明信息的用途、范围、时段和类别。
每个学校或单位对于档案的管理都有着自己的一套实行办法,以下是辽宁省档案人员的培训档案管理办法,仅供参考。
第一章总则
第一条为了使档案人员的教育培训工作规范化、制度化,保证教育培训的质量,提高档案人员的素质,推进我省档案事业的发展,根据《中华人民共和国档案法》第二章第九条和《辽宁省档案条例》第二章第十一条的规定,结合我省档案教育培训工作实际,制定本办法。
第二条本办法适用于我省行政区域内的国家机关、社会团体、企事业单位、其他组织及个人。法律、行政另有规定的除外。
第三条本办法所称档案人员教育培训,指的是由市(地级市)以上档案行政管理部门或由省直各业务主管部门经与省档案行政管理部门协商进行的、档案人员参加的各种形式的档案专业知识的教学组织与管理工作。
第四条本办法所称档案专业兼职教师,是指在省内各级档案局(馆)及机关、企业、事业档案部门中,在完成本职工作任务的同时,能够胜任档案专业培训教学任务的在职人员。
第五条本办法所称档案专业教育培训证书,是指由市级以上档案行政管理部门颁发的,证明持证人参加了档案专业培训、成绩合格的有效凭证。
第六条国家机关、社会团体、企业、事业单位和其他组织的领导,应支持和保证本单位的档案人员参加培训,以提高专业素质,适应档案工作的要求。
第二章档案人员教育培训的分类及内容
第七条档案人员教育培训可以分为岗位资格培训、继续教育培训和专题培训。岗位资格培训指新从事档案专业工作人员的档案专业基础理论、技能的学习和训练。根据工作岗位的不同,岗位资格培训可以分为档案工作领导岗位资格培训和档案管理岗位资格培训。
继续教育培训是指已取得档案专业技术职务人员的知识更新补充、拓宽深化和能力提高的培训。根据专业职务的层次不同,继续教育培训可以分高、中级和初级专业技术职务培训。
专题培训指根据档案业务工作的需要,就某一内容进行的学习、训练等。
第八条从事档案专业工作的人员在调人档案专业岗位前或当年内,应参加市以上档案行政管理部门举办的档案人员岗位培训班的学习;市、县(区)档案部门新到任的领导应参加省级档案教育培训机构举办的领导干部培训班的学习;具有专业技术职务的同志,在任职期间应参加市级以上档案行政管理部门举办的继续教育培训班的学习。
第九条岗位资格培训内容由档案法规、档案人员职业道德和档案学基础学科等部分组成;继续教育培训内容由档案学理论深化及相关科目的学习、档案工作实践新问题探讨及现代知识技能的训练等部分组成;专题培训内容是就档案工作中的新要求、新规定进行的学习训练。
第三章档案人员教育培训工作的管理
第十条档案人员教育培训工作由省、市档案行政管理部门中负责专业教育培训的机构主管,其主要职责是对专业教育工作进行规划、协调、组织、审批、评估等。
第十一条举办培训班的单位,在开班前一个月,应向上一级档案行政管理部门中主管专业教育培训的机构报告备案(附表)。
第十二条档案教育培训班采用的教材应是省内统编教材,或由省档案局教育培训机构指定的教材。
第十三条在档案教育培训班中承担授课任务的教师,除在校任教的档案专业教师以外,都应当持有省或市档案行政管理部门颁发的档案专业兼职教师资格证书。
第十四条举办档案教育培训班的单位要为培训班创造良好的教学环境,建立健全班级组织和各项规章制度,进行严格、规范的教学、教务管理。
第十五条档案教育培训班在结业时,要对学员进行考试或考核,岗位资格培训班基础学科的试题,应由省档案局所建的题库中选出,其中一门学科由省档案局主考。
凡考试或考核合格者方可结业。
第四章档案教育培训证书的管理
第十六条档案教育培训证书分为档案人员岗位资格证书(含档案工作领导岗位资格证书和档案管理岗位资格证书)。继续教育证书、专题班学习证明。
第十七条普通大中专院校(合成人教育)档案专业的毕业生,到档案工作岗位后,可持毕业证书,办理档案人员岗位资格证书。
第十八条档案教育培训证书分别有以下作用:
岗位资格证书:
表明持证人的专业知识水平符合所在岗位的知识规范要求,从而具备从事档案工作的资格;
在晋升初级档案专业技术职务时,作为申报的必备条件之一;
是档案人员领取档案岗位保健津贴的凭证;
在档案定升级目标管理工作中作为考核单位档案人员业务素质的依据之一。
继续教育证书:
是考核专业技术人员业务素质,晋升高、中级专业技术职务的条件之一。
第十九条档案教育培训证书自取得之日起,有效期为三年。到期由发证单位负责登记、审核、验印。在证书有效期内,档案人员工作单位如有变动,在档案工作岗位不变的情况下,证书继续有效。逾期不验印者,证书自行失效。
第二十条档案人员岗位资格证书和继续教育证书由省档案行政管理部门统一制作、统一编号,由市以上档案行政管理部门中负责档案教育培训的机构管理发放。
第五章档案教育培训的经费
第二十一条各级档案行政管理部门举办档案人员教育培训班的经费,可向学员所在单位适当收费,不足部分,由档案行政管理部门给予补助,并实行专款专用。
第六章档案教育培训工作的评估
第二十二条省级档案教育培训机构每年要对三分之一的市级档案教育培训工作进行评估。评估内容和程序将依照每年教育工作要点制定,评估结果列入年度工作目标考核。
第七章附则
第二十三条本办法由辽宁省档案局负责解释。
第二十四条本办法自1999年4月1日起施行。在此前辽宁省档案局颁发的有关档案教育培训的规定继续有效,有与本办法不一致的,以本办法为准。
第一条为加强企业档案工作，促进档案工作为企业各项工作服务，根据<中华人民共和国档案法>(以下简称<档案法>)和有关法律、法规，制定本规定。
第二条本规定所称的企业档案，是指企业在生产经营和管理活动中构成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。
第三条企业应遵守<档案法>，依法管理本企业档案，明确管理档案的部门或人员，提高职工档案意识，确保档案完整、准确和安全。
第四条企业档案工作理解档案行政管理部门的监督和指导。
中央管理的企业制定本企业档案管理制度和办法须报国家档案局备案。
第五条企业负责档案工作的部门依法履行下列职责:
(一)贯彻执行<档案法>等有关法律、法规和方针政策，制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度；
(二)统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和带给利用工作；
(三)指导本企业各部门文件材料的构成、积累、整理和归档工作；
(四)监督、指导本企业所属机构(含境外机构)的档案工作。
第六条企业档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务潜力。
第七条企业各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交本企业档案部门集中管理。任何人不得拒绝归档。
第八条归档的文件材料应完整、准确、系统。文件书写和载体材料应能耐久保存。文件材料整理贴合规范。归档的电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存。
第九条企业根据有关规定，确定档案保管期限，划定档案密级。
第十条企业采取有效措施对档案进行安全保管，并切实加强对知识产权档案和涉及商业秘密档案的管理。
第十一条企业对保管期限已满的档案进行鉴定。对确无保存价值的档案登记造册，按有关规定经企业法定代表人批准后进行监销。
第十二条企业做好档案统计工作。国有大中型企业应按档案行政管理部门的要求填写有关报表。企业认真做好对国家和社会有保存价值的档案的登记工作。
第十三条企业档案现代化应与企业信息化建设同步发展，不断提高档案管理水平。
第十四条企业档案部门应用心做好档案的带给利用工作，努力开发档案信息资源，为企业带给及时、有效的服务。
第十五条企业务必为政府有关部门、司法部门依法执行公务带给真实、准确的档案。
第十六条企业带给利用、公布档案，不得损害国家、社会和其他组织的&39;利益，不得侵犯他人的合法权益。
第十七条国有企业资产与产权发生变动，应按<国有企业资产与产权变动档案处置办法>做好档案的处置工作。
国有企业破产，破产清算组应妥善处置破产企业档案；国有企业分立，档案处置工作由分立后的企业协商办理。
第十八条企业对在企业档案工作中做出突出贡献的人员给予表彰和奖励。
第十九条企业应当建立档案工作职责追究制度，对不按规定归档而造成文件材料损失的，或对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接职责者，依法进行处理。
第二十条本规定由国家档案局负责解释。
第二十一条本规定自20__年9月1日起实施。<国营企业档案管理暂行规定>同时废止。其他有关企业档案工作的规定凡与本规定抵触的，以本规定为准。
一、干部人事档案查（借）阅制度
1、查（借）阅人员必须是2名中共党员，持有《查阅干部档案审批表》和《查阅干部档案介绍信》，不得凭借“调查证明材料介绍信”和其它联系工作介绍信查阅干部人事档案。
2、干部人事档案管理部门，应根据规定，确定是否提供和提借什么材料，并对提供查阅的档案进行登记。
3、任何人不得查阅或借阅本人及其直系亲属的干部人事档案。
4、查阅人员必须严格遵守保密制度，不得泄密或擅自向外公布档案内容。
5、查阅人员要爱护干部人事档案，严禁在档案材料上圈画、批注、涂改、折叠，不得抽换、拆散档案材料。
6、未经档案主管部门同意不得复制干部人事档案材料，不允许把档案内容抄在笔记本上。摘录的材料要细致核对，经档案主管部门签署意见盖公章后，方可使用。
7、干部人事档案一般不借出。因特殊需要（干部死亡、办理退休允许借一次）须按查（借）阅干部人事档案的审批手续办理（必须是正科级单位政工人员），并填写借出登记。借出的档案要妥善保管，不得交无关人员翻阅，不得转借，不得复制，限期归还。（最多不超过15天）
二、干部人事档案计算机管理制度
1、爱护机器设备，熟悉机器性能，按程序规范操作。
2、充分发挥《干部人事档案管理信息系统》的功能，建立完整的档案信息数据库，利用该系统完成档案查借阅、转递、目录及零散材料的管理和“四统一”管理。
3、以干部人事档案和干部人事工作中形成的正式文件为依据采集信息并及时维护，确保信息内容的准确、完整和新鲜。
4、新进干部档案和零散材料的信息录入在三个月内完成；干部档案索引每半年打印一次；日常管理信息每年汇总一次，并做好有关资料的立卷工作。
5、对新维护的档案管理信息要及时备份，并登记备份的时间和主要内容。
6、不得随意使用外来磁盘，确需要使用时要进行病毒检查，防止机器故障造成信息的损坏或丢失。
7、未经批准不得提供、复制干部信息，无关人员不得查看干部信息，贮有保密信息的载体严禁外传。软件应由专人保管。
8、利用干档信息对干部队伍进行综合分析，为领导决策提供服务。
三、干部人事档案材料收集补充制度
1、按照中组部《干部人事档案收集归档规定》，经常通过有关部门收集干部任免、调动、考察考核、培训、奖惩、工资、入党等工作中新形成的干部材料，充实档案内容。
2、收集的干部人事档案材料必须是组织上形成的，或者是组织上审定认可的材料，未经组织同意，个人提供的材料不得收集。
3、凡新参加工作的国家干部、地方新安置的部队转业干部，都应填写“干部履历表”和“干部自传”，审核后，补充进干部人事档案。
4、干部人事档案材料的形成部门，在材料形成后的一个月内，将材料主动送交主管干部人事档案的部门归档。
5、掌握形成干部人事档案材料的信息，及时、主动地向有关部门索要应归档材料。
6、注意做好材料收集中的安全_工作，不得泄露材料内容。
7、认真办理干部人事档案材料收集登记和交接手续。
四、干部人事档案材料鉴别归档制度
1、对收集的干部档案材料必须根据中组部的有关规定进行认真鉴别，不属归档的材料不得擅自归档。
2、归档的材料必须真实、完整、文字清楚，对象明确，手续完备。
3、不属归档范围的材料，可分别情况，予以处理。凡销毁材料，必须详细登记，并报主管负责人审查批准。
4、干部人事档案材料必须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水、墨汁书写。凡圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水书写的材料，必须经过复制方可归档。
5、归入的干部人事档案材料均应按照《干部档案整理工作细则》进行整理立卷。
五、干部人事档案转递制度
1、转递干部人事档案或材料必须做到及时、准确、安全。
2、县及相当于县经上的党委组织、人事部门，可以直接转递干部人事档案。
3、转出的档案必须完整齐全，并按规定经过认真的整理装订，不得扣留材料或分批转出。
4、干部人事档案应通过机要交通转递或派专人送取，不准邮寄或交干部本人自带。
5、转递档案必须填写“干部人事档案转递通知单”，办理登记手续。
6、接受单位收到档案后，应认真核对，并在“干部人事档案转递通知单”的回执上签名盖章，立即退回。逾期一个月未退回，转出单位要查询，以防丢失。
7、干部人事档案应随着干部的工作调动或职务的变动及时转递，避免人档分离。
8、凡是转出的干部人事档案或材料均应严密包封，并加盖机密章。
六、干部人事档案检查核对制度
1、干部人事档案管理部门对所管理的档案要定期地进行检查核对，一般每半年核对一次，发现问题，及时解决。
2、凡提供利用的干部人事档案，在收回时，要严格检查，经核对无误后，方可入库。
3、整理好的干部人事档案入库前，要逐人、逐卷、逐份、逐页进行检查核对，发现差错，及时纠正。
4、转出和接受干部人事档案时，应将材料与目录检查核对一遍，防止张冠李戴或缺少材料。
5、凡收集的干部人事档案材料，应检查是否属于归档材料，是否完整齐全，是否符合归档要求，是否手续完备。
6、输入计算机的干部人事信息须与干部人事档案核对无误后方可使用。
七、干部人事档案保管保密制度
1、严禁按照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》，做好干部人事档案的保管_工作。
2、干部人事档案管理部门，应设立专用档案库房（室），配置铁质档案柜，妥善保管干部人事档案。
3、干部人事档案库房（室）必须备有防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施。安全措施应经常检查，保持库房的清洁和适宜的温、湿度。
4、干部人事档案库房（室）和档案柜，应明确专人管理。管理人员工作变动时，必须办理好交接手续。
5、非管理及无关人员一律不得进入档案库房（室）。
6、严禁用电话、电报索取或提供有关干部的全面材料和涉及干部政治历史问题或其它重要问题的材料。
7、不得向无关人员谈论泄露有关干部人事档案的内容。
8、严禁任何人携带干部人事档案材料进入公共场所和娱乐场所。
9、在工作中形成的各种草稿、废纸等，不得乱扔、乱抛，一律按保密纸处理或销毁。
八、送交干部人事档案材料制度
1、各组织人事、纪检监察、教育培训、审计、统战等部门，应建立送交干部人事档案材料归档的工作制度。
2、干部人事档案材料的形成部门，应在材料形成的一个月内，主动送交干部人事档案管理部门归档。
3、任何组织与个人，不得以任何理由积压、滞留应归档的材料。
4、干部人事档案管理部门，应与各有关部门建立联系制度，保持收集材料的渠道畅通。
5、干部人事档案管理部门，对未能按时递交档案材料的部门，应主动与有关部门联系。
6、发现递交归档的材料，不符合归档要求的，及时通知有关部门补送或补办手续。
九、干部人事档案管理人员职责
1、按照干部管理权限，保管应管干部的人事档案，为国家积累档案史料；
2、收集、鉴别和整理干部人事档案材料。
3、办理干部人事档案的查阅、借阅的转递；
4、登记干部职务、工资的变动情况；
5、为有关部门提供干部的情况；
6、做好干部人事档案的安全保密、保护工作；
7、调查研究干部人事档案工作情况，制定规章制度，搞好干部人事档案的业务建设和宏观业务指导；
8、推广、应用干部人事档案现代化管理技术；
9、定期向档案管（室）移交死亡干部的档案；
10、办理其他有关事项。
一、目的
为了确保公司档案的完整及安全，增强公司档案的实用性和有效性，便于科学管理与开发利用，特制定本管理制度。
二、适用范围
适用于公司档案资料的管理。
三、管理职能
（一）公司办公室负责公司档案管理工作，设置专门的档案室，负责档案的收集、整理、保管、补充、开发、利用、销毁等各项工作。
（二）档案管理员负责档案室和存档资料的具体管理工作，具体职责如下：
1、接收各部门上交的存档资料，做好收件登记；
2、定期清理，主动按时收回各部门使用完毕的应存档资料，补齐缺失的档案资料；
3、对收到的档案资料按规则整理、分类、立卷，分类规范存放；
4、妥善保管档案资料，做好防损、防盗、防潮、防虫等保护工作；
5、建立档案检索索引；
6、按规定办理档案资料借阅和收回手续，并做好登记，保证档案资料安全无损；
7、做好档案室的日常清理、清洁工作，保持档案室整洁有序；
8、建立和维护电脑档案管理系统，实行数字化管理；
9、遵守保密制度。
（三）各部门管理职责
1、按本制度规定保管好本部门暂时保存的档案资料；
2、及时将本部门经办或接收的应存档资料交档案室存档；
3、妥善保管本部门借阅的档案资料，不得泄露、遗失和损坏。
四、资料归档管理
（一）归档资料范围
1、各级政府和职能管理部门下发的各种文件、通知、会议纪要、批复、认定、政策法规信息、标准、信函、法律文书、公示信息等资料；
2、公司对各级政府和职能管理部门上报的各种申请、请示、报告、汇报、说明、申诉、申报等资料；
3、公司与其他单位互相发送的联系函、告知函、介绍信、委托书、宣传资料、单位信息、证件、证明、回复等往来资料；
4、公司内部形成的各种文件、通知、会议资料、决议、决定、意见、规划、计划、方案、报告、总结、简讯等；
5、公司制订的各类管理制度、规定、办法、作业指导书、操作规程、安全规程、责任制、责任书、经济或管理协议、标准手册等内部管理资料；
6、公司对外签订的各种合同、协议、意向书等资料；
7、公司产品立项、设计、开发、工艺技术、产品说明、包装、建设、评审、验收等项目资料；
8、公司各类设备在设计、制作、安装、调试、技术改造、使用过程中形成的图纸、记录以及使用说明书等设备资料；
9、公司各类基建工程勘探设计资料、图纸、报建资料、施工记录、验收记录等基建资料；
10、生产、经营环节中的各类报表、台账、记录、报告单等资料；
11、各类财务凭证、账薄、报表、台账、审计、统计结算、投融资、资本股权等资料；
12、人员招聘、培训、调动、任免、考核、考勤、劳动合同、薪资等人事档案；
13、公司取得的各种证书、证件、奖牌；
14、公司订阅或以其他方式获得的各类报刊、期刊、文献、图书等资料以及参加外部会议或培训取得的相关资料；
15、公司文化、产品对外宣传推广资料以及产品标签、标记、说明书等资料；
16、公司组织开展各类活动形成的相关资料；
17、记录有公司相关信息的图片、照片、光盘、磁带、电子存储设备等资料；
18、其他具有保存价值的资料。
（二）归档资料收集
1、结合公司具体情况，财务档案由财务部管理，超过十年的可转入档案室；
人事档案由人事管理部门管理；
生产管理类、经营管理类档案，在部门日常工作中产生的报表、台帐、记录等资料由部门管理；
其他资料一律交由档案室统一管理，各部门应主动上交。
2、凡是以公司名义对外的文字或图片资料,需要盖章的，经办部门均在公司办盖章时留一份公司办存档,由公司办印章管理人员在盖章时收集。以部门名义对外发生的资料,如属于立档资料,由部门印章管理人员盖章时收集后及时交档案室；
如资料还须发出后由对方完善相关手续(如签章)才能形成完整资料,则由印章管理人员在印章使用登记时说明,并于事后督促经办人完善后存档。
3、各部门形成或接收的应存档资料,由部门负责人(或各线副总)负责督促存档；
4、公司有偿取得的资料，在报账时由档案管理人员在报账单据上签“资料已存档”字样，方可报销。部门如需使用，可从档案室借出或复印。
5、公司人员外出参会带回的资料,在报销差旅费前须交档案室存档，否则不予报账。报账单上需有档案管理人员的收文签字。
6、在档案资料归档期，公司内部使用的各类应存档资料，由档案管理人员分别向各部门兼职档案人员收集应该归档的原始资料，各主管部门兼职档案人员应积极配合和支持。
（三）资料归档要求
1、归档的文件资料必须齐全、完整、准确，符合形成规律，保持文件之间的有机联系，便于查找利用。
2、归档的文件资料应为原件，因故无原件的，可用具有凭证作用的替代资料或复印件归档，文件资料归档后不得更改。
3、非纸质文件资料应与其文字说明一并归档；
具有永久长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。
4、归档的文件资料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。
（四）归档时间
1、除公司订阅的报刊、杂志、图书资料和各部门日常工作中形成的报表、台账、记录等按年形成的资料外，其他应归档资料均须在取得或完整资料形成时即原件交档案室存档。
2、报表、台账、记录等按年形成的文件资料，于次年二月份整理完整交公司档案室存档或由部门代为保管。
3、报刊于次月初从各部门收回归档；
杂志、图书资料于次年二月收回存档。
4、工程项目建设资料在竣工验收后三个月内归档。
（五）归档移交
1、各部门的兼职档案管理人员（部门核算员）应检查本部门归档文件资料的齐全、完整与准确情况，整理完毕并编制移交清册，由部门或项目负责人签字核准后向档案部门移交。重要项目的文件资料移交时应编写归档说明。
2、档案管理部门接收时应全面检查归档文件资料的质量。
3、交接双方应认真核对移交清册，并履行签字手续，移交清册各留一份以备查考。
五、档案保管
（一）收件登记
1、档案室应建立收件登记簿，收到新归档资料时，须逐件分类登记，详细记录资料名称、交件日期、部门和交件人，以便追溯。
2、档案管理人员收件后应按资料类别存放到相应地点，将资料名称和页码添加到案卷盒目录表，然后将资料名称和存放地点按类别登记到检索簿中，同时将资料全部信息登录入电脑档案管理系统。
（二）档案分类
1、公司档案一般按年度收集整理，按如下规则分类：
A——股权类：公司股东会、董事会、监事会所有资料，包括公司章程、股东名册、董事名册、监事名册、股权变更资料、会议资料、决议、文件、记录等，按届次立卷。
B——综合管理类：
01——公司内部文书资料，包括公司下发的各种文件、通知、会议纪要、决议、决定、意见、简讯，公司制订的各类规划、计划、方案、决策、工作总结，公司组织开展各类活动形成的相关文字资料，党团工青妇资料等。按时间先后顺序立卷。
02——管理制度，包括公司颁发的各类管理制度、规定规程、办法、标准手册、经济责任制、责任书等；
按小类立卷。
03——外联资料，包括公司对各级政府和职能部门上报的各种请示、申请、报告、汇报、说明、申报资料等材料，上级部门下发的各种文件、通知、会议纪要、批复、政策法规信息、标准、信函、公示信息等，公司与其他单位互相发送的联系函、告知函、介绍信等往来资料等。按小类立卷。
04——统计资料，包括统计报表、台帐、分析报告等。按小类立卷。
05——其他资料，不能归集到以上类别中的资料，可以暂空，以后有其他类别资料时添加类别编号。按时间先后顺序立卷。
C——经营类01——合同，公司对外签订的各种合同、协议、约定。按时间先后顺序立卷。
02——客户资料，包括市场调查报告、往来客户资料、客户评价、市场纠纷处理等资料。按时间先后顺序立卷。
03——广告宣传资料，公司开展各项广告宣传推广活动形成的文字资料。按活动和时间先后顺序立卷。
D——生产管理类01——安全环保资料，包括安全规范、安全环保评价验收资料、标准化材料、事故认定材料、培训教育记录、检查整改记录等资料。按小类立卷。
02——质量计量资料，包括执行标准、检定资料、检验报告、计量码单、化验单、台帐等。按小类立卷。
03——设备管理资料，包括操作规程、设备台帐、巡回检查记录、检查维修记录、大修计划、备品配件资料、易损件清单等。按小类立卷。
04——生产记录资料，包括工艺流程，指标、操作记录、开停车记录、生产报表等。按产品立卷。
E——技术类01——项目资料，包括可研报告、市场调研报告、研发报告、工艺包、实验记录、设计资料、立项资料、报建资料、变更资料等。按项目立卷。
02——基建资料，包括设计图纸、预决算、施工纪录、施工报告、竣工验收资料、检验报告等。按建设项目立卷。
03——设备资料，包括图纸、设计说明、技术规程、使用操作说明等。按使用部门和设备名称立卷。
F——人事档案01——个人档案，记录人员的基本信息、教育经历、工作经历、家庭成员以及在本公司工作情况（入职离职手续、历年岗位、工资、考评、奖惩、劳动合同及其他情况等）。按个人立卷。
02——工资结算资料，包括工资表和责任制结算资料。按月立卷。
03——考勤考核资料，包括考勤表、考核表。按月立卷。
04——招聘培训资料，包括人员需求申请、招聘计划、招聘简章、培训计划、记录、考试试卷、人员花名册、人员变动报表等。按小类立卷。
05——社会保险资料，包括参保名册、增减申报表、核定单、缴费申请等。
G——财务档案，包括财务凭证、帐簿、报表、投融资资料等。按财务规范立卷。
H——证照类，包括公司获得的各种证件、证书、营业执照、牌匾、印信等。
I——影像电子类，包括照片、录影带、录音带、光盘、U盘、移动硬盘等。
J——图书类，包括公司订阅和购买的各种刊物、杂志、文献资料、图书、工具书、重要报刊等。
2、档案资料分类后，方便集中装订的要建立卷宗，不宜集中装订的按类集中单体存放。为方便查找和实行数字化管理，统一按分类规则编号，编号规范如下：
X-__-__-__卷宗序号（同一类卷宗超过一本时的排序号）小类序号，用01、02、03……代表各小类二级分类编号，即分类规定中01、02、03…序号一级分类代码，即分类规定中A--J3、无具体二级及以下分类规定的，由档案室自行分类编号，但必须将分类规则明确标注于检索簿上，以保持延续性和一致性。无须分类的可省略二级或小类编号。
4、卷宗按年装订，年号和编号应标注于卷宗存放时封面可直视处，卷宗封面正面须注明卷宗类别文字说明；
单体存放的档案资料应用标签将编号贴在资料表面可直视处，不宜贴标签的（如证照）在反面标注。
5、档案资料按重要性可分为重要档案和普通档案；
按保密要求可分为绝密、机密、秘密和一般档案；
按保管期限可分为永久保存、长期保存和短期保存。整理时应根据情况分立卷宗，卷宗并在卷宗上予以注明。
（三）档案保管
1、所有卷宗资料应按类别分柜分区存放，整齐有序排列。存放柜应编号并标注存放类别。
2、整理装订时，永久、长期保管的文件须去除金属装订物，文件装订结实、整齐、美观。
3、卷宗封面标注和编号书写应规范，具有耐久性。
4、卷宗内的资料应按序编号，表面应设卷内目录，以便查找。
5、档案室要做好档案存放的空间布置，做到防火、防潮、防虫蛀、防霉变、防雨淋，保持室内清洁卫生。
6、部门保管的档案资料也须按统一规则分类编号保管。
7、重要和涉密档案应设专柜存放，以免遗失或泄露。
六、档案的借阅和利用
1、档案室应设置借阅登记簿，逐笔登记档案借阅记录，包括借阅日期、借阅资料名称、借阅用途、批准人、归还日期。借阅人借阅时须在登记簿上签字，如所借资料用于交上级部门，不能归还，借阅人应在登记簿上注明不能归还的原因。
2、借阅档案资料应填写《档案借阅申请单》，经相关领导签字批准后方能借阅。批准权限如下：普通档案由借阅部门负责人签字认可，档案室主管部门负责人批准；
重要档案由借阅部门负责人和分管副总签字认可，分管档案的副总批准，特别重要的须经总经理批准；
涉密档案按《》规定权限批准。
3、借出用于职能部门办事的档案，借出时间不得超过3天；
在公司内使用的普通档案，借出时间不得超过1个月。因故需要继续使用，可以续借，须到档案室办理续借手续。逾期未还者，档案管理员负责催还。
4、涉密档案原则上不外借，只能在档案室查阅。特殊情况下需要借出，当天必须归还。借出人必须严格遵守《》相关规定。
5、档案归还时应在登记簿上注明归还日期。档案借出和归还记录均须在电脑档案管理系统中同时记录以备查。
6、档案借阅者必须爱护档案，保持整洁、严禁涂改；
注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、损坏、遗失；
损坏者按重新备置费用赔偿，故意损毁者予以辞退。
七、档案的销毁
1、公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。
2、当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《文件/纪录销毁呈报表》经批准后执行。档案销毁一律由总经理批准。
3、经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《文件/纪录销毁呈报表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档，登记表永久保存。
4、在销毁公司档案资料时，由行政副总指定专人监督销毁。
八、本制度自颁布之日起施行，原《档案管理制度》同时废止。